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Dokumente Gemeinsam verwalten – ein neues Feature ist im Anflug

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Viele von Euch haben sich gewünscht, dass Ihr Dokumente gemeinsam verwalten könnt. Der letzte Bestellschein soll einfach für alle Kollegen zugänglich sein, die Gehaltsabrechnung des Partners auch in die gemeinsame Steuererklärung mit einfließen, die Stromrechnung auch an Deine Mitbewohner gehen und Dein Steuerberater braucht mehr als nur ein Dokument.

Zugleich ist Euch wichtig, dass die Sicherheit auch mit dieser Form der Kollaboration gewährleistet ist. Über all das haben wir uns Gedanken gemacht und haben einen Vorschlag, den wir Euch heute präsentieren.

Bislang dient fileee vor allem zum Verwalten der eigenen Dokumente. Dateien werden gescannt, importiert, analysiert und sortiert. Braucht jemand anderes eines Deiner Dokumente, so kannst Du die Datei ganz einfach per Link freigeben.

Ein gemeinsamer Ort für Dokumente

Jetzt entwickelt sich fileee zum gemeinsamen Ort für Dokumente. Unsere Lösung ist die Einführung der Spaces bei fileee. Ein Space ist ein Ort, an dem Du Dokumente mit Familie, Freunden und Kollegen teilen kannst, gemeinsam verwaltest und bearbeitest.

Ein Space entsteht, wenn Du ein Dokument mit mehreren Deiner Kontakte teilst. Alle können gemeinsam auf das Dokument zugreifen und können auch selbst Dateien für die Gruppe freigeben. Über die Chatfunktion kannst Du zusammen mit Deinen Freunden und Kollegen über den Inhalt diskutieren.

Wenn Du nachträglich noch etwas an dem Dokument veränderst, musst Du das nur einmal tun und alle Gruppen, mit denen das Dokument geteilt ist, können die Änderung sehen. Das bedeutet, wenn Du den Titel Deiner Rechnung nachträglich korrigierst, wird das auch für Deine Gruppen sichtbar. Und wenn einer Deiner Freunde die Rechnung als bezahlt markiert, erscheint dies auch direkt in Deinem Archiv.

Das Dokument liegt dabei weiterhin die ganze Zeit in Deinem Archiv. Alle anderen haben nur Zugriffsrechte auf Deine Dateien.

Dabei kannst Du individuell festlegen, ob jemand die Dokumente nur lesen oder auch bearbeiten kann. Wenn die Zusammenarbeit beendet wird, haben die anderen Teilnehmer der Gruppe keine Lese- oder Bearbeitungsrechte. Kein anderer hat dann noch Zugriff.

Übersicht fileeeSpaces

fileeeSpaces im Unternehmen

Ein Beispiel für die Anwendung von fileeeSpaces ergibt sich in Deinem Unternehmen. Du nutzt fileee bereits in Deiner Firma mit 12 Mitarbeitern. Täglich kommen Rechnungen, Verträge und E-Mails in der Firma an.

Im zentralen fileee professional Account werden die Dokumente gesammelt, gesichtet und dann in Gruppen für die relevanten Mitarbeiter freigegeben. Diese nutzen die Dokumente gemeinsam und beraten sich bequem über die Chat Funktion. Auf diese Weise bekommen alle Mitarbeiter zusammen die relevanten Unterlagen, während sie zeitgleich an einem zentralen Ort gespeichert bleiben.

Ein Ort für die ganze Familie

Viele von Euch haben sich explizit ein Feature für die Familie gewünscht. Mit fileeeSpaces kannst Du jetzt einen Space für die ganze Familie einrichten. Dein Partner und Deine Kinder oder Geschwister können ihre Rechnungen und Verträge für alle freigeben und Du kannst ganz einfach den Überblick über alle Dokumente behalten.

Gleichzeitig förderst Du auch die Selbstständigkeit Deiner Kinder, da sie lernen selbst mit ihren Dokumenten umzugehen und sie immer selbst zur Verfügung zu haben. Mit dem automatischen Freigeben über Tags, kannst Du gleichzeitig sicherstellen, dass Du immer alle Informationen erhältst.

Chat Ansicht fileeeSpacesOrdner Ansicht fileeeSpace

Dem Steuerberater das Leben erleichtern

Ein anderer Anwendungsfall ergibt sich mit Deinem Steuerberater. Du willst nicht mehr jedes Dokument per Post oder E-Mail versenden, sondern würdest viel lieber alles in der App erledigen. Mit fileeeSpaces kannst Du einfach eine Gruppe für Dich und Deinen Steuerberater erstellen und gibst dort alle relevanten Dokumente frei.

Dein Steuerberater kann sie durchschauen und bequem kommentieren. Und was passiert mit Deinen Daten wenn Du den Steuerberater wechselst oder Du dich entschließt Deine Steuererklärung doch selbst anzufertigen? Sobald Du die Gruppe schließt, verfallen für alle anderen alle Zugriffsrechte auf Deine Dokumente.

Die WG-Kasse neu erfinden

In unserem letzten Szenario beschäftigen wir uns mit Studenten. Tom wohnt in einer WG mit zwei Mitbewohnern, Miriam und Alex. Alle drei nutzen schon lange fileee, um ihren Papierkram zu sortieren. Die jährliche Stromrechnung ist wieder fällig und kommt per Post zu Tom. Tom scannt die Rechnung ein, archiviert sie und gibt sie für die WG-Gruppe bei fileee frei. Miriam und Alex sehen den Betrag den sie zahlen müssen und schreiben in die Gruppe, dass sie das Geld überwiesen haben. Tom markiert die Rechnung als bezahlt und alle wissen Bescheid.

Kurz darauf geht Miriam einkaufen. Sie besorgt Klopapier, Spülmittel und einen neuen Duschvorhang fürs Bad. Gleichzeitig geht Alex für das wöchentliche WG-Kochen einkaufen. Direkt an der Kasse scannen sie den Beleg ein und laden sie in den Space. Am Ende des Monats setzen sich alle drei zusammen, gehen die Belege durch und rechnen ab.

Settings fileeeSpaces

Deine fileeeSpaces

Mit fileeeSpaces kannst Du Informationen einfach und übersichtlich einer definierten Gruppe zukommen lassen und auch erhalten. Deine Daten bleiben dabei immer bei Dir.

fileeeSpaces ist der nächste Schritt, um Deinen Papierkram zu beenden. Denn wie oft brauchen wir ein Dokument wirklich nur für uns?

In welchen Situationen werdet ihr die fileeeSpaces nutzen? Lasst uns hier, bei Facebook, Twitter oder per E-Mail wissen, was ihr von dem neuen Feature haltet, welche Informationen ihr noch braucht und stimmt ab, wie Ihr die fileeeSpaces nutzen würdet!

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fileee schützt Deine Dokumente mit einer innovativen Verschlüsselung

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neueverschluesselung

Ein ehrlicher Umgang mit Sicherheit und Datenschutz wird bei fileee großgeschrieben. Um Deine Daten bestmöglich schützen zu können, greifen wir auf eine besondere Form der Verschlüsselung zurück. Wie das genau funktioniert, kannst Du in diesem Beitrag nachlesen. Wir haben uns bemüht, alles so einfach wie möglich zu erklären – auch wenn es an manchen Stellen etwas technisch wird.

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Integrationspass – fileee als Integrationsbegleiter

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v.l.-Marcel-Huber-bay.-Minister-für-Bundesangelegenheiten-Stefan-Löw-Landrat-Eike-Thies-fileee-GmbH (v.l.) Marcel Huber (bay. Minister für Bundesangelegenheiten), Stefan Löwl (Landrat), Eike Thies (fileee GmbH) bei der Präsentation des Integrationspasses in Dachau

Durch viele kleine und große Aktivitäten findet man sich immer besser in der neuen Heimat zurecht. In Zusammenarbeit mit dem Landkreis Dachau in Bayern haben wir auf Basis von fileee den “Integrationspass” entwickelt. Der Integrationspass hilft bei der Organisation von Dokumenten im Integrationsprozess und bietet durch ein Gutscheinsystem Vergünstigungen bei kulturellen Angeboten und regionalen Geschäften.

Punkte sammeln und einlösen

Mit dem Integrationspass sollen Integrationsbemühungen von Migranten anerkannt werden und die Teilnahme an kulturellen und anderen regionalen Angeboten gefördert werden. Dabei hilft die App als Assistent zur Aufbewahrung und Einreichung von Unterlagen. Die Nachweise über die Teilnahme an Integrationsngeboten, wie etwa Sprach- und Integrationskursen, können mit der App abfotografiert werden und anschließend elektronisch eingereicht werden. Nach erfolgreicher Prüfung der eingereichten Unterlagen werden Punkte gutgeschrieben. Die gesammelten Punkte können dann gegen Gutscheine für regionale Angebote eingelöst werden. Hierzu zählt beispielsweise der Besuch von Musikschulen, Museen oder der Einkauf bei lokalen Geschäften. Bei der Auswahl der Einlösemöglichkeiten liegt das Augenmerk vor allem auf Angeboten, die die Kommunikation und das Zusammenleben fördern.


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Neben der Förderung von Integrationsmaßnahmen und weiterführenden Angeboten soll der Integrationspass auch dabei helfen, die Vielzahl der im Integrationsprozess benötigten Unterlagen einfacher zu verwalten. Wie bei fileee können die Unterlagen und Nachweise mithilfe von Tags nach Themen einsortiert werden. So entsteht eine Übersicht über alle Unterlagen, die für Behördengänge oder Bewerbungsprozesse benötigt werden. Hierdurch können bei einem Termin Dokumente direkt digital ausgetauscht, fehlende Unterlagen abgerufen und Nachweise erbracht werden oder Bewerbungsunterlagen einfacher eingereicht werden.

Vorstellung des Integrationspasses

Im Rahmen des Gesamtprojekts “Integration mit Augenmaß” (IMA) wurde der Integrationspass am vergangenen Donnerstag in Dachau vorgestellt. Neben Landrat Stefan Löwl war auch der bayerische Staatsminister Marcel Huber anwesend, der sich sowohl vom Integrationspass als auch dem Gesamtprojekt begeistert zeigte: “Hier wird etwas angepackt. Ich würde mir wünschen, dass alle 71 Landkreise und 25 kreisfreie Städte in Bayern dieses System einführen – das würde das Leben erleichtern.”

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fileee Jahresrückblick 2016

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Jahresrückblick

Erstmal vorab: Vielen Dank für Eure tolle Unterstützung! 2016 war ein spannendes Jahr für uns. Kurz vor Weihnachten möchten wir mit Euch gemeinsam auf das Jahr 2016 zurückblicken und Euer Feedback einholen.

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Willkommen zur Premiere unseres Video Podcasts – fileee live!

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In der letzten Zeit haben wir reichlich Feedback zur fileeeBox und zu fileee Premium bekommen.
Dafür wollen wir uns erst einmal recht herzlich bei Euch Bedanken!

Mit dem Video Podcast wollen wir eine neue Möglichkeit testen, um mit Euch persönlicher ins Gespräch zu kommen. 

In Zukunft wollen wir so die wichtigsten Fragen der letzen Wochen klären, Euch die neusten Updates zu Produkten und Features geben und Euch einen Blick hinter die Kulissen von fileee geben.

In der ersten Ausgabe ist das Hauptthema natürlich die fileeeBox. Aber auch Fragen, wie z.B. das Uploadlimit von Dokumenten werden von Marius und Eike (Mitgründer von fileee) behandelt.



Viel Spaß mit unserem ersten Video Podcast:






Wie hat Euch das neue Format gefallen? Was können wir noch verbessern und was würdet Ihr gerne in der nächsten Ausgabe sehen? Schreibt es in die Kommentare!



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fileee gewinnt Insurance IT-Innovation Award

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Insurance IT-Innovation Award

Vor ein paar Monaten haben wir bereits davon berichtet, dass wir mit unserem Partner und Investor neue Geschäftsfelder entwickeln. Ganz konkret wollen wir die Kommunikation mit Unternehmen vereinfachen und revolutionieren. Im Zentrum steht dabei fileee als Kommunikationsplattform, insbesondere die verschiedenen Firmenprofile, die aktuell von uns gepflegt werden.

Als gelungenes Beispiel für die Digitalisierung der Schnittstelle zwischen Kunden und Versicherern ist fileee jetzt mit dem „Insurance IT-Innovation Award“ ausgezeichnet worden. Beitrag lesen

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Statusupdate fileeeBox Produktion und Versand Ende Oktober

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fileeeBoxen

Wir wissen, dass viele von euch noch immer auf ihre Bestellung warten. Wir bitten um Entschuldigung für die entstandene Wartezeit. Wir haben wie angekündigt mit der Auslieferung begonnen, mussten aber noch mit ein paar Startschwierigkeiten kämpfen. Weitere Infos hierzu haben wir hier auf unserem Blog zusammengefasst.

Bitte habt Verständnis, dass wir keinen genauen Termin für eure individuelle Auslieferung nennen können. Laut Aussage des Herstellers sollen alle Bestellungen innerhalb der nächsten 3 Wochen abgearbeitet sein. Der Versand erfolgt grundsätzlich nach der Reihenfolge des Bestelleingangs. Sobald euer Paket verschickt wurde, erhaltet ihr nochmals eine E-Mail mit der Möglichkeit zur Sendungsverfolgung. Der Hersteller hat uns zugesichert, dass diese Woche 300 Bestellungen verschickt werden. Wir haben selbst leider keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit vor Ort und können nur die Infos weitergeben, die wir vom Hersteller erhalten.

Jedem steht natürlich weiterhin frei, seine Bestellung zu stornieren. Natürlich hoffen wir aber, dass ihr die letzten Tage auf der Zielgeraden dennoch mit uns ausharren könnt.

Wir sind selbst nicht zufrieden, dass sich die Auslieferung durch mehrere Faktoren so sehr verzögert. Wie die Produktion ist auch die Kommissionierung und Auslieferung der Boxen für uns als Startup Neuland und daher nicht ohne Fehler bzw. Fehleinschätzungen unsererseits. Hiermit bitten wir auch nochmal um Entschuldigung, dass sich viele von euch schlecht informiert gefühlt haben. Wir werden jetzt jede Woche per Newsletter und Social Media informieren, wie viele Bestellungen tatsächlich verschickt worden sind.

3 Monate PREMIUM für alle Besteller

Wie versprochen, erhalten alle Besteller 3 Monate fileee PREMIUM geschenkt. Die Umstellung eures Accounts auf PREMIUM erfolgt automatisch nach der Aktivierung der fileeeBox. Alle, die ihre Box bereits aktiviert haben, werden in Kürze von uns ebenfalls umgestellt. Ihr müsst euch also um nichts kümmern. Die Deaktivierung von Premium erfolgt nach 3 Monaten ebenfalls automatisch.

fileeeBox Vorteil

Da viele nochmal nachgefragt haben: Alle Dokumente, die ihr mit der Box einscannt und verwaltet, sind nicht vom monatlichen Uploadlimit betroffen. Für fileeeBox-Nutzer betrifft das monatliche Limit nur rein digitale Uploads, also Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen (z.B. digitale Kontoauszüge, digitale Rechnungen, etc.).

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Wir starten mit fileee Premium und einem neuen Design

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Neues Design und Start von fileee Premium

Es geht los! Ab heute starten wir mit fileee Premium und einem komplett neuen Design. Das bedeutet mehr Dokumente und mehr Features für Dich. Als Premiumkunde kannst Du monatlich bis zu 200 Dokumente hochladen, Deine PDFs mit Volltext herunterladen, von einer priorisierten Analyse profitieren und Dir 15% Rabatt auf die fileeeBox sichern. Wir erweitern die Premium-Funktionen fortlaufend und freuen uns über eure Wünsche und Anregungen.




Preise & Einführungsangebot

Zum Start gibt es unsere beiden Tarife Premium und Professional zum Einführungspreis 10% günstiger:


PREMIUM
  • Monatsabo Premium für 4,99€ 4,49€/Monat
  • Jahresabo Premium für 3,99€ 3,49€/Monat

PROFESSIONAL
  • Monatsabo Professional für 19,99€ 17,99€/Monat
  • Jahresabo Professional für 17,99€ 15,99€/Monat


Probier fileee Premium jetzt aus oder sicher Dir den günstigen Einführungspreis direkt für ein ganzes Jahr:


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Weitere Infos

Das Einführungsangebot gilt nur bis zum 31.10.2016. Mit dem Start von fileee Premium gilt ab jetzt auch das Uploadlimit von 15 Dokumenten pro Monat für die kostenlose Nutzung von fileee. Alle Nutzer erhalten jedoch nochmals einmalig 1000 Startdokumente, die 3 Monate gültig sind. Weitere Infos zu den Tarifen Premium und Professional auf unserer Webseite und in unseren Premium FAQ.

fileeeBox

Besuch beim fileeeBox Hersteller

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Aufkleben der Magnete

Letzte Woche waren wir zu Besuch bei unserem deutschen Hersteller in Bayern, um die bestellten Bauteile abzuliefern. Nebenbei konnten wir dem Produzenten schon bei den ersten Produktionsschritten über die Schulter schauen:



Wir liegen also weiterhin sehr gut im Zeitplan für die Auslieferung im September und kommen voran! Nochmal vielen Dank für eure Unterstützung bei unserer Crowdfunding-Kampagne.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch noch keinen konkreten Auslieferungstag nennen können. Die Auslieferung erfolgt auf jeden Fall im September. Ihr werdet vorab von uns informiert und erhaltet auch eine Tracking-ID, um die Zustellung eure Sendung zu verfolgen. Bei der Auslieferung der Boxen werden wir natürlich den zeitlichen Eingang eurer Bestellung berücksichtigen, d.h. wer bereits im März oder April bestellt hat, wird natürlich auch bei der Auslieferung als erster beliefert.

Folgt uns auch auf Facebook und Twitter damit ihr alle Neuigkeiten zur fileeeBox noch schneller bekommt. Bei Fragen könnt ihr auch in unserem fileeeBox Forum vorbeischauen.