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Revisionssichere Archivierung

Die revisionssichere Ablage beschreibt als Teil der GoBD die Aufbewahrung von digitalen Daten in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz.

Definition der GoBD

Die Abkürzung GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese, vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen, Grundsätze beinhalten Kriterien und Richtlinien, die Unternehmen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen.

Revisionssicherheit kurz erklärt:

Die 6 Anforderungen an die revisionssichere Archivierung und Ablage

Die revisionssichere Ablage beschreibt als Teil der GoBD die Aufbewahrung von digitalen Daten in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz. Diese sind als zentrale Anforderungen für Revisionssicherheit zu verstehen und sind in Kapitel drei unter „Allgemeine Anforderungen“ der GoBD-Richtlinen festgehalten.

Zusätzlich müssen diese Anforderungen währen der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfristen, festgelegt in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO), von 6 bzw. 10 Jahren eingehalten werden (zu finden unter Kapitel 3, Punkt 27 der GoBD-Richtlinien. Wie sehen diese Anforderungen aus? Wir erklären kurz:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

GoBD-Kapitel 3.1: Jedes Dokument muss so abgelegt sein, dass daraus hervorgeht zu welchem Zeitpunkt und von wem es abgelegt wurde. Jede Veränderung an diesem Dokument muss protokolliert und somit nachvollziehbar und nachprüfbar sein.

Dafür gibt es in fileee die Historie. Jedes Dokument und auch alle Nachrichten und fileee Spaces verfügen über einen zeitlichen Verlauf als Protokoll.

2. Vollständigkeit

GoBD-Kapitel 3.2.1: Alle Dokumente müssen lückenlos abgelegt werden. Um Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen Dokumente, die steuerrechtliche relevant sind vollständig erfasst werden. Zudem darf ein und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden. Wichtig in dem Zusammenhang ist hier auch, dass Du oder Dein Unternehmen nicht nur für den technischen Part der Einhaltung sorgen, sondern auch für den organisatorischen Aspekt: „Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch ein Zusammenspiel von technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen (z. B. Erfassungskontrollen, Seite 12 Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben (…))”.

Du musst also „nur“ dafür sorgen, dass Du in fileee all Deine Geschäftsvorfälle ablegst. So kannst Du auch ganz einfach Dokumente aus geschäftlichen E-Mails direkt importieren. Weitere Importmöglichkeiten findest Du hier.

3. Richtigkeit

GoBD-Kapitel 3.2.2: Eine zentrale Anforderung ist die Richtigkeit der Daten. Daher müssen das Original und das digitale Dokument einen gewissen Grad an Übereinstimmung aufweisen. Das digitale Dokument muss möglichst nah am Original sein und darf zum Beispiel keine Artefakte oder Bildstörungen aufweisen, die einen Teil unleserlich machen. Achte daher beim Einscannen oder der Übermittlung auf die Leserlichkeit der Dokumente.

Wenn Du mit der fileee-App Deine Dokumente einscannst, kannst Du das Ergebnis des Scans anpassen, bevor Du Dein Dokument ablegst. Durch die neue Bildaufbesserung musst in der Regel wenig selbst angepasst werden. Veränderungen dieser Art müssen nicht protokolliert werden, um als revisionssicher zu gelten. Es ist nur wichtig, dass Original und digitales Dokument möglichst übereinstimmen. Für die Ablage von Papierdokumenten, kannst Du die fileeeBox nutzen.

4. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen

GoBD-Kapitel 3.2.3: Alle eingehenden Dokumente müssen möglichst schnell den Weg in die digitale Ablage finden, also „möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung” erfasst werden (Punkt 46). Eine Zeitspanne von 10 Tagen bei „unbaren Geschäftsvorfällen” ist zum Beispiel unbedenklich, wohingegen „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten” sind (Punkt 48).

Auch hierfür bieten sich die unterschiedlichen Importmöglichkeiten von fileee an, um der zeitgerechten Erfassung folge zu leisten. Hinzukommt, dass alle Eingangskanäle möglichst schnell eingescannt werden können.

5. Ordnung

GoBD-Kapitel 3.2.4: Hierbei wird vorgeschrieben, dass Dokumente und Belege nicht „planlos” abgelegt werden. Es muss eine erkennbare Struktur vorliegen, die übersichtlich, eindeutig und auch nachvollziehbar ist. So ist es ratsam möglichst viele Informationen in das digitale Archiv zu überführen. Wichtig ist zudem auch, dass neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen auch einen entsprechenden Verweis auf diese Fristen gibt.  

Erkennbare Strukturen und die damit einhergehende Ordnung lassen sich in fileee mittels Tags und fileee Spaces herstellen. Diese Art der Ablage kommt, anders als bei einem klassischen Ordnungssystem, ohne doppelte Ablage aus. Ebenso kann durch die revisionssichere Ablage in fileee und das automatische Löschdatum als Funktion direkt die Aufbewahrungsfrist abgebildet werden:
Funktionsweise der revisionssicheren Ablage im DMS.

6. Unveränderbarkeit

GoBD-Kapitel 3.2.5: Durch die revisionssichere Ablage soll ein Dokument unveränderbar sein. Dies ist ein wesentlicher Anspruch der GoBD. Dokumente müssen so gesichert sein, dass eine nachträgliche Veränderung oder Manipulation des Dokumentes ausgeschlossen werden kann. Dokumente dürfen in neue Versionen überführt werden, jedoch müssen diese Änderungen dokumentiert sein und die Ursprungsinformationen weiterhin vorgehalten werden.

In fileee kannst Du über die Historie jederzeit die Originaldatei herunterladen und so immer beweisen, in welcher Form das Dokument hochgeladen wurde. Außerdem ist eine weitere Versionierung von Dokumenten für die Erfüllung der GOBD-Anforderungen in fileee nicht notwendig, da momentan „in dem Dokument selbst” bzw. auf dessen Seiten, keine Änderungen vorgenommen werden können (z.B. Stempel oder Texte auf das Dokument setzen). Sobald Du in fileee bei einem Dokument die Funktion „Revisionssicher ablegen” betätigst, kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden. Es können weder Seiten bearbeitet noch gelöscht werden.


Mit fileee Business als DMS haben wir all diese Punkte für eine revisionssichere Archivierung mitgedacht. So ermöglicht Dir das, bei sachgerechter Anwendung mit Hinblick auf die GoBD-Richtlinien, die revisionssichere Ablage auch in Deinem Unternehmen.

Noch Fragen?

Revisionssicherheit – Häufige Fragen

Was ist Revisionssicherheit?
„Revision” bedeutet „Abänderung”, „Korrektur” oder auch „Überarbeitung” und wird in Verbindung mit „Sicherheit”, also dem Schutz davor, so verstanden, dass in diesem Sinne etwas von einer Änderung geschützt ist. Im Zusammenhang mit Dokumenten wird dieser Begriff sowohl im technischen als auch organisatorischen Bereich im Kontext von der elektronischen Speicherung von Daten verwendet. Die GoBD regelt die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage.
Was bedeutet GoBD?
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” und wurden am 28.11.2019 durch das Bundesministerium für Finanzen neu verfasst und festgelegt. In diesen Grundsätzen werden Vorgaben geregelt, die aus Sicht der Finanzverwaltung an digital abgebildeten Prozessen zu stellen sind.
Was ist der Unterschied zwischen GoBD und Revisionssicherheit?
Die GoBD ist das Regelwerk mit den Anforderungen an eine revisionssichere Ablage bzw. wie Revisionssicherheit gegeben ist. Revisionssicherheit ist also ein Teil der GoBD und wer GoBD-konform agiert, handelt gleichzeitig revisionssicher. Die GoBD regelt darüber hinaus zum Beispiel die Datensicherheit” unter dem Punkt 103 in Kapitel 7: Der Steuerpflichtige hat sein DV-System (…)  gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen”. (aus: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=13)
Für wen gilt die revisionssichere Ablage?
Ausnahmslos für alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gilt die revisionssichere Ablage. Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen revisionssicher nach den Richtlinien der GoBD archiviert werden. Dabei zielen die GoBD auf Gewinneinkünfte ab. Somit sind alle Personen betroffen, die in irgendeiner Form Gewinneinkünfte erzielen und ihre unternehmerischen Prozesse in digitaler Form abbilden. (Siehe dazu auch Kapitel 1.5, Punkt 10 aus https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=13)
Was muss revisionssicher abgelegt werden?
Steuerrelevante Dokumente wie Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen, Handels- und Geschäftsbriefe, Inventare sowie Jahresabschlüsse müssen revisionssicher abgelegt werden. Zu beachten ist hier die jeweilige Aufbewahrungsfrist von 6 bzw. 10 Jahren.
Wann ist ein DMS revisionssicher?
Ein DMS ist dann revisionssicher, wenn die oben genannten Anforderungen der GoBD vorhanden sind. Die GoBD-Checkliste von Bitkom schlüsselt diese nochmal direkt für Dokumentenmanagement-Systeme auf und erklärt die diversen Punkte in Zusammenhang mit der Umsetzung.

Rundum sicher und GoBD-konform durch die revisionssichere Ablage mit fileee

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