fileee Teams

So einfach geht's

Team-Account einrichten und Mitglieder hinzufügen

fileee Teams wird über einen Admin-Account eingerichtet und verwaltet. Hier fügst Du neue Mitglieder zu Deinem Team hinzu und vergibst passende Freigaben und Rechte entsprechend ihrer Tätigkeiten, wie Vollzugriff, Read-only oder Scannzugriff. Natürlich kannst Du jederzeit neue Mitglieder hinzufügen oder bestehende entfernen.

Spaces freigeben
und verwalten

Lege Spaces für verschiedene Aufgabengebiete oder Tätigkeiten an. Spaces wie “Rechnungen” können von verschiedenen Abteilungen genutzt werden, während Du den Zugriff für “Arbeitsverträge” nur auf die Personalabteilung beschränkst.
Ebenfalls kannst Du Spaces auch für externe Partner oder Kunden freigeben.

Gemeinsam auf Dokumente zugreifen und bearbeiten

Alle freigegebenen Nutzer:innen haben Zugriff auf die Dokumente in einem Space und können gleichzeitig mit ihnen arbeiten. So kannst Du bestehende Arbeitsabläufe in fileee digital abbilden. Egal ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice, alle haben jederzeit Zugriff und werden über neue Dokumente oder Änderungen informiert.

fileeeSpaces im Einsatz

Wie und wo Du fileee Teams optimal nutzen kannst

Verwalte Dokumente gemeinsam in fileee

Bau Dir Dein Team in fileee

Erstelle Dein Team ganz einfach und digital in fileee. Durch individuelle Rechte und Freigaben erhält jedes Mitglied eine passgenaue Ansicht auf alle geteilten Spaces und Dokumente, die für das Mitglied von Relevanz sind.
Der Admin-Account kann User und Rechte verwalten. Weitere Mitglieder im Team können die für sie freigegebenen Dokumente einsehen, gemeinsam mit anderen bearbeiten und neue Spaces erstellen und freigeben. Ebenso können aber auch Nutzer:innen nur mit Leserechten zu einzelnen Spaces hinzugefügt werden.
So lässt sich fileee Teams für jeden Anwendungsfall individuell konfigurieren.

Weitere Details zu den Nutzerrechten

Komplett digital arbeiten – alles an einem Ort

Digital Office mit fileee

Mit fileee kannst Du mit Deinem Team komplett papierlos zusammenarbeiten. Richte Spaces für einzelne Abteilungen oder Aufgabenbereiche ein und vergib individuelle Zugriffsrechte. So hat jedes Mitglied Zugriff auf genau die Informationen und Dokumente, die es benötigt.
Alle Mitglieder können durch die Spaces gleichzeitig und ohne Medienbrüche auf die Team-Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und sich über die Chat-Funktion mit anderen Team-Mitgliedern austauschen.
Alle Vorteile lassen sich ebenfalls auf Dritte ausweiten. Dokumente können digital freigegeben werden. So erhalten auch externe Partner, wie z.B. Projektpartner oder der Steuerberater direkt und unkompliziert Zugriff auf die benötigten Dokumente.
Egal ob im Büro, unterwegs oder im Home Office, mit fileee haben alle die benötigten Dokumente immer zur Hand.

Sicher und digital Dokumente austauschen und bearbeiten

Im Company-Branding mit Kunden kommunizieren

Teile Dokumente mit Kunden und Geschäftspartnern einfach und professionell mit fileee. Durch das Hinzufügen Deines Logos und Unternehmensfarben kannst Du fileee mit Deinem Company-Branding nutzen. Der Vorteil: Du sparst Dir das Kundenportal und schaffst kurze Kommunikationswege zum Kunden. Über den Chat können Rückfragen direkt und unkompliziert geklärt werden.
Ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten ist über fileee Teams ebenso möglich. So werden Partner und Kunden direkt in die Team-Struktur integriert. Gegenüber der Nutzung von E-Mail oder Cloud-Diensten sind bei fileee alle Dokumente sicher verschlüsselt und in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Digitale und transparente Arbeitsabläufe ganz ohne Papier

Geschäftsprozesse digital in fileee abbilden

Mit fileee lassen sich Geschäftsprozesse komplett papierlos für das ganze Team digitalisieren. Über fileee Teams erhalten alle beteiligten Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen, die sie benötigten.
Alle Dokumente werden in fileee digital oder über die Scan-Funktion importiert. Diese Dokumente können zur Bearbeitung in Spaces oder direkt mit anderen Nutzenden geteilt werden.
Mit Hilfe von Erinnerungen können Dokumenten anderen Usern zur Bearbeitung zugewiesen werden. Über die integrierte Chat-Funktion kann im Team kommuniziert werden. Außerdem können Dokumente mit Tags sortiert und Bearbeitungsschritten zugeordnet werden. Über die Aufgaben-Funktion können weitere Informationen ergänzt werden.
Zur Weiterbearbeitung können Dokumente in andere Dienste wie DATEV oder lexoffice exportiert werden oder mit Dritten, wie z.b. dem Steuerberater, zur Ansicht geteilt werden. Durch die vollständige Digitalisierung werden Prozesse deutlich schneller und unkomplizierter. Der Austausch und die Archivierung von Papierdokumenten entfällt.

Nutze die Vorteile von fileee Teams

fileee Teams ist ideal für …

kleine und mittlere Unternehmen
• durchgängig digitale und transparente Arbeitsabläufe ganz ohne Papier - sicher und DSGVO- konform
• alle Dokumente unkompliziert für alle Mitarbeiter:innen im Homeoffice verfügbar
• Kommunikation mit Kunden und Partnern im Firmen-Branding

Selbständige und Gewerbetreibende
• alle Rechnungen und Dokumente komplett digital und sicher verwalten
• auch von unterwegs immer Zugriff auf alle Dokumente
• sichere Speicherung und einfaches Teilen, z. B. mit Kunden, Steuerberatern oder Lieferanten

Vereine
• komplett digitale Vereinsarbeit, die Zeit spart
• individuelle und einfach zu verwaltende Zugriffsrechte
• sensible Daten von Mitgliedern DSGVO-konform verwalten und speichern.

Und viele weitere, die fileee auch jetzt schon nutzen wie: Berater:innen, Ärzt:innen, Handwerksbetriebe, Makler:innen, Dienstleister, Ingenieurbüros, Gastronomie, Gesundheitsbetriebe, Versicherungs- und Finanzdienstleister, …

Noch Fragen?

Hier sind ein paar Antworten. Ein komplettes FAQ findest Du in unserem Hilfecenter.

Warum brauche ich das Teams Feature? Reicht nicht fileee Spaces?

Im Gegensatz zu fileee Spaces kannst Du mit fileee Teams gemeinsam mit anderen Teammitgliedern an Dokumenten arbeiten und Dokumente markieren. Der Owner der hochgeladenen Dokumente ist hier außerdem das Team und nicht, wie bei fileee Spaces, die Person, die das Dokument hochgeladen hat. Zudem ist es dank fileee Teams möglich gemeinsam in eine fileeeBox Dokumente einzuscannen bzw. abzulegen.

Wir würden das Teams Feature gern privat als Familie nutzen, geht das?

Grundsätzlich ja. Wir empfehlen jedoch noch ein wenig zu warten, da im Laufe dieses Jahres noch unser zusätzlicher Familien Plan live gehen wird. Dieser wird ähnliche Funktionalitäten bieten, individuell auf die Bedürfnisse einer Familie zugeschnitten.

Wie viele User kann ich zu fileee Teams hinzufügen?

Du kannst unbegrenzt Nutzer:innen zu fileee Teams hinzufügen, die Dokumente einsehen können. Für User, die Dokumente bearbeiten können (Member, Admin), bezahlst Du 9,99 €/Monat.. Im PREMIUM-Plan kannst Du bis zu fünf Bearbeiter hinzufügen, für PROFESSIONAL-User liegt das Limit bei 25 Bearbeiterrollen, während ENTERPRISE keine Begrenzung hat. Die genauen Details zu unseren Business-Tarifen findest Du hier.

Welche Nutzer-Typen gibt es und welche Rechte haben sie?

Es gibt vier verschiedene Nutzertypen, die jeweils unterschiedliche Berechtigungen im Team haben:

Owner: Sind Besitzer des Teams und verwalten das fileee Business Abo. Über diesen Account werden alle User und Aktivitäten des Teams abgerechnet. Der Owner hat Zugriff auf alle Spaces und Dokumente.
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Admin: Dieser User kann zusätzlich zu den Member-Rechten auch das Team verwalten, neue Mitglieder hinzufügen und Rechte vergeben.
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Member: Diese User können Spaces erstellen, Nutzende zu Spaces einladen und Dokumente innerhalb der Spaces bearbeiten und anschauen.
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Viewer: Diese User können zu Spaces eingeladen werden und Dokumente in einem Space anschauen. Sie können jedoch keine Dokumente bearbeiten oder eigene Space erstellen.

Hinweis: Viewer werden nicht auf das Nutzerkontingent des Team-Accounts angerechnet.

Welche weiteren Einstellungsmöglichkeiten habe ich für Nutzerrechte in fileee Teams?

1) Du kannst einem Viewer in fileee Teams die Berechtigung zum Scannen freigeben. So kann ein Viewer Dokumente, z.B. über die fileeeBox, direkt in einen Space scannen, hat aber keinen Zugriff auf die darin enthaltenen Dokumente.
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2) Du kannst generell Usern das Recht geben, die neuen Dokumente in fileee zu sehen, um diese z.B. ordenen zu lassen.

3) Du kannst Nutzer:innen das Recht geben, alle Spaces und Dokumente zu sehen und allen Spaces beitreten zu können.
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Alle weiteren Rechte zur Sichtbarkeit von Dokumenten werden über die Zuordnung von Usern zu fileee Spaces geregelt.

Muss ich für Viewer-Mitglieder auch zahlen?

Nein, Team-Mitglieder mit dem Status “Viewer”, also nur Lesezugriff, können kostenlos zum Team hinzugefügt werden, um Dokumente und Spaces einzusehen. Zusätzlich kann das Recht erteilt werden in dem Space Dokumente hinzuzufügen.

Wie viele Dokumente kann ich mit fileee Teams hochladen?

Die Anzahl an Dokumenten, die Du mit fileee Teams verwalten kannst, ist nicht eingeschränkt. Die Anzahl der Dokumente, die Du pro Monat hinzufügen kannst, ist jedoch je nach Tarif begrenzt. Weitere Infos dazu findest Du in den Account-Einstellung oder in der Pricing-Übersicht.

Kann ich fileee Teams auch einzeln buchen?

Nein, fileee Teams ist fester Bestandteil unserer Business Tarife. Mit diesen Tarifen kannst Du fileee Teams dank einem hohen Kontingent an monatlichen Dokumenten und vielen weiteren Features optimal nutzen.

Wird fileee Teams in Zukunft noch um weitere Funktionen ergänzt?

Natürlich, wir arbeiten bereits an vielen weiteren Features, die fileee Teams im Laufe des Jahres umfangreicher und besser machen. Als Nutzer:in von fileee Teams bekommst Du diese Features natürlich automatisch und ohne zusätzliche Kosten freigeschaltet. Falls Du Wünsche oder Ideen für weitere Features hast, freuen wir uns über eine Mail an support@fileee.com.

Sind meine Dokumente in fileee Teams genauso sicher wie in meinem normalen fileee Account?

Deine Dokumente sind in fileee Teams genau so sicher verschlüsselt wie in einem regulären fileee Account. Durch unserer doppelte hybride Verschlüsselung Deiner Dokumente hast nur Du bzw. berechtigte Team-Mitglieder Zugriff auf die Dokumente. Als Owner des Business Accounts bist Du gleichzeitig Besitzer aller, auch von Teammitgliedern, hochgeladenen Dokumente und kannst alle einsehen.
Für noch mehr Sicherheit kannst Du den Zugang zum Account mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zusätzlich absichern. Deine Daten unterliegen dem deutschen Datenschutzrecht. Weitere Informationen zur Sicherheit findest Du hier.