Da mit zunehmender Digitalisierung die Ansprüche an Unternehmen und IT-gestützte Systeme größer werden, wurden auch die GoBD angepasst. In der neuesten Fassung vom 28. November 2019 werden zum Beispiel auch Themen wie
mobiles Scannen oder
Cloud-Systeme miteingeschlossen. Ein
mobiler Scan ist beim Erfassen von Belegen ein weiterer Importweg in das System.
Die GoBD selbst sind allerdings kein Gesetzestext, sondern beschreibt formal die Kriterien anhand derer eine Betriebsprüfung stattfindet. Wie sehen die Anforderungen und Hintergründe der GoBD aus? Wir erklären kurz:
1. Was sind die GoBD?
Auch, wenn sich das
Schreiben des BMF wie ein Gesetzestext liest, sind in diesen Grundsätzen formal „lediglich” Kriterien festgehalten, nach denen in einer Betriebsprüfung festgestellt werden kann, ob ein Unternehmen die ordnungsgemäße Führung von Büchern oder Aufzeichnungen erfüllt hat. Somit liegt die Einhaltung der GoBD in der Hand der Steuerpflichtigen und die Überprüfung dessen beim Finanzamt.
Die GoBD beschreiben dabei folgende Punkte:
- Verwendung GoBD-konformer Software
- Revisionssicherere Archivierung
- Verfahrensdokumentation
- GoBD-konforme Arbeitsweise
Wichtig: In diesem Zusammenhang muss immer die Dauer der Aufbewahrungsfristen, festgelegt in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO), von 6 bzw. 10 Jahren eingehalten werden (zu finden unter Kapitel 3, Punkt 27 der GoBD-Richtlinien).
Diese vier Regeln müssen bei der digitalen Archivierung beachtetet werden, um als GoBD-konform zu gelten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.
2. Für wen gelten die GoBD?
Alle steuerpflichtigen Unternehmerinnen und Unternehmer, die in irgendeiner From Gewinneinkünfte erzielen, sind gleichermaßen verpflichtet, die GoBD zu erfüllen.
Auf Basis der Abgabenordnung (§ 90 Absatz 3, Punkt 141 bis 144, AO ) und den Einzelsteuergesetzen (§ 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7 und § 41 EStG) verpflichten die GoBD neben buchführungspflichtigen Unternehmen und auch Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, alle steuerlich relevanten Daten gemäß der vorgegebenen Anforderungen aufzubewahren.
Wer über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen, die in den GoBD verankerten Anforderungen sicherstellen kann, handelt GoBD-konform.
3. Verstöße gegen die GoBD und Folgen bei Nichteinhaltung
Bei Nichteinhaltung der Grundsätze oder Verstößen der GoBD drohen je nach Ausmaß verschiedene Folgen. Fallen bei einer Betriebsprüfung Mängel bei der Einhaltung der GoBD auf und insbesondere so, dass sich daraus weitere Mängel ergeben, wie zum Beispiel, dass dadurch Beträge verfälscht oder verschleiert wurden, kann das steuerstrafrechtliche Folgen haben. Wie oben beschrieben, geht das Finanzamt bei einer Prüfung nach den Kriterien der GoBD vor und kann je nach Ausmaß beispielsweise Steuernachzahlungen oder Nachzahlungszinsen verlangen, Schätzungen machen oder auch Bußgelder veranlassen.
4. Welche Dokumente betrifft die GoBD?
Die GoBD betreffen alle steuerrelevanten Daten. Diese sind nach § 147 Abs. 1 AO folgende:
- Bücher
- Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Geschäfts- und Handelsbriefe
Wichtige Bereiche sind hier: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung, Bankkonten, Anlagenbuchhaltung.
Darüberhinaus sind weitere Dokumente aufbewahrungspflichtig und somit von der GoBD betroffen, sofern diese geschäftsrelevant sind. Dazu gehören auch E-Mails. E-Mails müssen archiviert werden und sind aufbewahrungspflichtig, sofern sich im Text der E-Mail relevante Informationen für beispielsweise eine Rechnung befinden. Die E-Mail muss nicht zusätzlich aufbewahrt werden, wenn sie nur als Übermittlungsmedium dient und keine relevanten Informationen enthält.
5. GoBD-konforme Buchhaltung mit Hilfe eines DMS
Die GoBD schreiben nicht vor, welches System zu verwenden ist. Die elektronische Archivierung ist in erster Linie technologieneutral. Jedoch empfiehlt es sich auf ein DMS zurückzugreifen, das im Sinne der GoBD-Richtlinien ausgelegt ist. So legen die GoBD fest: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten“ (GoBD-Kapitel 8, Punkt 110).
Neben dem Kriterium der Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.2.5), müssen die anderen Kriterien einer
revisionssicheren Archivierung vorhanden sein: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (GoBD-Kapitel 3.1), Vollständigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.1), Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2), Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2.3) und Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4). Hierbei wirkt die revisionssichere Archivierung als Voraussetzung für eine GoBD-konforme Archivierung.
Dabei sorgt ein DMS nicht alleine für Revisionssicherheit oder die Einhaltung der GoBD, sondern kann nur als Hilfe bei der Umsetzung gesehen werden. Zudem unterscheiden sich die Leistungen der verschiedenen Systeme.
Tipp: Eine umfassende Auflistung der Anforderungen an ein DMS im Bezug zur GoBD-Konformität findet sich bei Bitkom in der „
GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme”.
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6. Was muss ich bei der Einhaltung der GoBD noch beachten?
Neben den Anforderungen an das DMS, regeln die GoBD auch die Anforderungen an die Steuerpflichtigen, also die internen Erfassungs- und Verarbeitungsprozesse sowie das Verhalten der Anwender:innen.
Übergreifend ist das Unternehmen selbst dafür verantwortlich die GoBD einzuhalten. Dazu gehört folgendes:
- Zunächst muss ein digitales System gewählt werden, welches die Kriterien der GoBD in Bezug zur digitalen Ablage erfüllt.
- Belege müssen zeitgerecht erfasst werden (zum Beispiel via Scan oder Import) und in das System hochgeladen werden. Dabei kann dies manuell oder automatisiert erfolgen. Wichtig dabei ist, dass auch hier der zeitliche Verlauf nachvollziehbar ist. Bei einer zeitgerechten Erfassung spricht man von 8 bis 10 Tagen.
- Ebenso muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. In dieser Dokumentation müssen Informationen zum Verarbeitungsverfahren der Daten enthalten sein: „Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation” (GoBD-Kapitel 10.1, Punkt 153).
- Darüber hinaus müssen im Team die Verantwortlichkeiten geklärt sein: wer macht die Freigabe? Wer überprüft die Daten?
Das System selbst ist für die Verfügbarkeit und Sichtbarkeit der nötigen Daten inklusive Historie verantwortlich sowie für eine
revisionssichere Archivierung und eine automatische Bildung elektronischer Akten im Sinne einer ordentlichen Struktur und Zusammengehörigkeit.
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