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Papierloses Büro

Was ist ein papierloses Büro und was sollte man alles darüber wissen?

Definition papierloses Büro

Das papierlose Büro bedeutet die Umstellung von traditionellen Papierdokumenten auf digitale Formate in einer Büroumgebung. Es zielt darauf ab, die Verwendung von Papier zu reduzieren oder sogar komplett zu eliminieren. Stattdessen werden Informationen und Dokumente elektronisch erfasst, gespeichert, verwaltet und ausgetauscht, um effizientere Arbeitsabläufe zu fördern und Kosten zu sparen.
Das papierlose Büro kurz erklärt:

Anforderungen und Vorteile des papierlosen Büros

Die revisionssichere Ablage beschreibt als Teil der GoBD die Aufbewahrung von digitalen Daten in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz. Diese sind als zentrale Anforderungen für Revisionssicherheit zu verstehen und sind in Kapitel drei unter „Allgemeine Anforderungen“ der GoBD-Richtlinen festgehalten:
Das papierlose Büro bezieht sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten und das Minimieren der Verwendung von physischem Papier. Die Anforderungen für ein solches Büro umfassen eine zuverlässige digitale Infrastruktur, Cloud-Speicher für die sichere Aufbewahrung von Dateien und effektive digitale Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein papierloses Büro hat viele Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz, reduzierte Kosten für Papier und Druckertinte, einfachere Archivierung und Suche nach Dokumenten sowie ein umweltfreundlicherer Ansatz durch die Verringerung des Papierverbrauchs. Das papierlose Büro ermöglicht eine flexiblere Arbeitsweise, da Dokumente von überall aus zugänglich sind. So können beispielsweise auch hybride Arbeitsmodelle oder ansprechendere Büroräumlichkeiten umgesetzt werden. Als Basis für die Umsetzung eines papierlosen Büros dient ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Es ermöglicht die Erfassung, Organisation, Speicherung und den einfachen Zugriff auf digitale Dokumente, unabhängig von ihrem Dateiformat. Ein DMS bietet Funktionen wie Metadatenverwaltung und Texterkennung, um die Suche und Klassifizierung von Dokumenten zu erleichtern. Es verbessert die Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit in Unternehmen, indem es den papierlosen Workflow fördert und die Archivierung von Informationen vereinfacht.

Die Nachteile von manuellen Arbeitsabläufen

Ein papierbasiertes Büro mag aufgrund seiner langjährigen Verwendung auf den ersten Blick vertraut und bewährt erscheinen, doch es birgt auch einige Nachteile und Herausforderungen, die sich negativ auf die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität eines Unternehmens auswirken können:

  • Hohe Kosten: Die Anschaffung von Papier, Druckern, Tintenpatronen und anderen Büromaterialien kann hohe Kosten verursachen, insbesondere bei großen Mengen und regelmäßigem Bedarf. Durch lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten entstehen außerdem hohe Personalkosten.
  • Begrenzter Speicherplatz: Physische Dokumente nehmen viel Platz ein und erfordern oft teure Archivierungssysteme, um sie zu organisieren und aufzubewahren. Büros voller Aktenschränke können so freundlicheren Arbeitsräumen weichen.
  • Langsamer Zugriff und Suche: Das manuelle Durchsuchen von Papierdokumenten kann zeitaufwendig sein und zu Verzögerungen führen. Informationen müssen manuell sortiert und kategorisiert werden.
  • Mangelnde Flexibilität: Papierdokumente sind oft an einen bestimmten Ort gebunden und können nicht einfach von überall aus zugänglich gemacht oder bearbeitet werden.
  • Verlustgefahr: Papierdokumente können leicht beschädigt, verlegt oder gestohlen werden, was zu einem möglichen Datenverlust führt.
  • Fehleranfälligkeit: Dokumente werden oft in verschiedenen Abteilungen von mehreren Menschen bearbeitet. Oft schleichen sich beim papierbasierten Arbeiten Fehler ein.
  • Umweltauswirkungen: Der hohe Papierverbrauch führt zu Abholzung von Bäumen, Energieverbrauch und Abfallentsorgung, was negative Auswirkungen auf die Umwelt hat. Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier belief sich in Deutschland 2020 auf 219 kg.
Diese Nachteile verdeutlichen die Herausforderungen und Einschränkungen papierbasierter Prozesse und zeigen die Notwendigkeit einer Umstellung auf ein digitales Büro im Arbeitsalltag auf.

Die Grundlage für ein papierloses Büro – das Dokumentenmanagement-System

In der heutigen Arbeitswelt gibt es in Unternehmen täglich eine Vielzahl von neuen Dokumenten, die für verschiedene Geschäftsprozesse benötigt werden. Um diese effizient zu speichern, zu archivieren und für eine strukturierte Bearbeitung zugänglich zu machen, ist ein DMS (Dokumentenmanagement-System) essenziell. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumente zentral zu verwalten, die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen zu verbessern und den Zugriff auf wichtige Informationen zu erleichtern. Der ortsunabhängige und gleichzeitige Zugriff auf Daten fördert eine schnelle und übersichtliche gemeinsame Zusammenarbeit – Fehler bei der Bearbeitung von Dokumenten werden reduziert oder können sehr schnell behoben werden. Wichtig bei der Auswahl eines DMS ist die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Hier gelten je nach Art des Dokuments unterschiedliche rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.
Mit fileee geht man den ersten Schritt zum papierlosen Büro. fileee ist eine Software, die eine All-in-One-Lösung für das digitale Büro liefert. Mit fileee spart man Zeit, Kosten und kann ganz einfach im Team zusammenarbeiten. In fileee lassen sich Dokumente ortsunabhängig digitalisieren, verwalten und bearbeiten. Außerdem bietet fileee die Möglichkeit, GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konform zu arbeiten, denn auch fileee ermöglicht dem User eine revisionssichere Archivierung.

Wie führt man das papierlose Büro ein?

Die Digitalisierung der Büroabläufe erfordert eine systematische Vorgehensweise, Zeit, Engagement und eine schrittweise Umsetzung. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zu berücksichtigen und Lösungen zu wählen, die den individuellen Bedürfnissen entsprechen. Entscheidend für das papierlose Büro ist die richtige Dokumentenmanagement-Software zu implementieren.
  • Analyse der bestehenden Prozesse
Zunächst sollte man die aktuellen Büroabläufe analysieren und die Bereiche identifizieren, die digitalisiert werden können. Dabei sollte man eine Bestandsaufnahme der verwendeten Dokumente, Kommunikationswege und Arbeitsabläufe machen.
  • Auswahl geeigneter Softwarelösungen 
Wichtig ist das Suchen und Identifizieren von Softwaretools und Anwendungen, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Das können Dokumentenmanagement-Systeme, Projektmanagement-Tools, E-Mail-Programme, Cloud-Speicherlösungen und andere digitale Tools sein.

Das fileee DMS ermöglicht nicht nur die einfache und sichere Ablage und Verwaltung von Dokumenten, sondern verfügt außerdem auch über Schnittstellen zu wichtigen Softwarelösungen, darunter auch Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk. Mit Hilfe der Cloudspeicherdienste ist es möglich, zahlreiche andere Dienste an fileee anzubinden.
  • Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
Ein DMS ermöglicht die effiziente Verwaltung, Speicherung und Suche nach digitalen Dokumenten. Es kann Metadaten, Versionierung und Zugriffssteuerung bieten. Hier sollte man ein DMS wählen, das den eigenen Anforderungen entspricht.

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  • Digitalisierung von Dokumenten
Physische Dokumente müssen eingescannt und als durchsuchbare PDFs oder in einem geeigneten Dateiformat in einem DMS gespeichert werden. Dabei sollte man sicherstellen, dass man lückenlos und effizient arbeitet.
  • Kommunikation und Zusammenarbeit
Das Implementieren von Tools für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wie z. B. Instant Messaging, Videokonferenzen und Projektmanagement-Plattformen ist wichtig. Es erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen und unterstützt ein flexibles Arbeiten, beispielsweise aus dem Homeoffice.
  • Automatisierung von Abläufen
Damit spezifische Arbeitsabläufe automatisiert werden können, ist es zunächst wichtig, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu identifizieren. Dabei kann man Workflow-Tools oder Task-Management-Systeme nutzen, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
  • Schulung der Mitarbeitenden
Um alle Mitarbeitenden mit den neuen digitalen Tools vertraut zu machen, sollten Unternehmen Schulungen und Schulungsmaterialien anbieten. Hier werden ihnen die Funktionsweisen der Digitalisierung aufgezeigt und Unterstützung bei Fragen oder Problemen angeboten.
  • Monitoring und kontinuierliche Verbesserung
Damit das papierlose, digitale Büro aufrechterhalten bzw. in Zukunft weiter optimiert werden kann, sollte man die digitalisierten Büroabläufe überwachen, sich in regelmäßigen Abständen Feedback von den Mitarbeitenden holen und die Effektivität der digitalen Lösungen beobachten. Es lohnt sich, weitere Bereiche zu identifizieren, die ebenfalls verbessert werden können. Wichtig ist die Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden an die neuen Prozesse des digitalen Büros.

Die digitale Ablage: Ermöglicht das papierlose Büro ein flexibles Arbeiten?

Dank des papierlosen Büros und dem Vorteil einer zentralen Datenablage, lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle problemlos umsetzen. Durch den einfachen Zugriff auf digitale Dokumente müssen Mitarbeitende keine Zeit mehr mit der Suche nach Unterlagen verschwenden. Informationen können schnell und effizient im gesamten Unternehmen weitergegeben werden.

Diese beschleunigte Dokumentenverfügbarkeit führt zu einer Steigerung der Prozessgeschwindigkeit. Insbesondere bei wichtigen Geschäftsprozessen wie der Rechnungsstellung, Neueinstellungen oder dem Inkasso können wertvolle Zeitressourcen eingespart werden.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und den schnellen Zugriff auf digitale Dokumente können Aufgaben schneller erledigt werden, was wiederum die Effizienz steigert und die Produktivität erhöht. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit langwierigen manuellen Prozessen zu verschwenden.

Darüber hinaus ermöglicht die schnelle Dokumentenweitergabe eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Informationen können in Echtzeit geteilt werden, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung und einer effizienteren Zusammenarbeit führt.

Bei der digitalen Ablage mit fileee kannst Du Strukturen anlegen, um deine Dokumente für Dich sinnvoll zu ordnen. Hier verabschieden wir uns von den bekannten Ordnerstrukturen, die hierarchisch in Ebenen aufgebaut sind, und arbeiten stattdessen mit Tags (Schlagwörtern). Jedes Dokument kann mehrere Tags bekommen: Auf diese Weise wird es nur einmal abgelegt, kann aber im Zusammenhang stehend mit unterschiedlichen Orten und Kontexten gefunden werden. Die Organisation aller Dokumente mit der Hilfe von Tags ist spielend leicht und benutzerfreundlich.

Unsere fileee Spaces sorgen ebenfalls für Ordnung in Deiner Ablage. Hier kannst Du bei Bedarf Deine Dokumente mit anderen Personen teilen. Genial dabei ist, dass es in fileee keine Duplikate und somit auch keine Verwirrung gibt. Ein digitales Dokument kann zur gleichen Zeit in verschiedenen fileee Spaces liegen.

Welche Vorteile bringt das papierlose Büro?

Selbst in einer digitalisierten Welt bleibt der Einsatz von Papier im Büroalltag weit verbreitet. Dennoch gewinnt das Konzept des papierlosen Büros zunehmend an Bedeutung. Seine Vorteile sind vielfältig und reichen von Effizienzsteigerungen und Platzersparnis bis hin zu Kosteneinsparungen und Umweltschutz. In diesem Kontext fassen wir die Anforderungen und Vorteile des digitalen Büros kompakt für Dich zusammen.

Hier das papierlose Büro und dessen Vorteile im Überblick:
  • Effizienzsteigerung: Dokumente können schnell und einfach digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und durchsucht werden.
  • Platzersparnis: Papierberge und große Aktenschränke gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente elektronisch archiviert werden.
  • Ressourcenschonung: Der Papierverbrauch wird drastisch reduziert, was zu Einsparungen bei Papier, Druckertinte und anderen Materialien führt.
  • Kosteneinsparungen: Weniger Papier- und Druckkosten, geringerer Bedarf an Büromaterialien und niedrigere Archivierungskosten tragen zur Kosteneffizienz bei.
  • Flexibilität: Digitale Dokumente können von überall aus abgerufen, bearbeitet und geteilt werden, was die Zusammenarbeit und den Fernzugriff erleichtert.
  • Sicherheit: Durch Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Backups können sensible Informationen besser geschützt werden.
  • Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abholzung von Bäumen und reduziert den ökologischen Fußabdruck.
Noch Fragen?

Papierloses Büro – Häufige Fragen

Welche Technologien und Tools werden für ein papierloses Büro benötigt?
Die technologischen Anforderungen können je nach Unternehmensgröße und -bedarf variieren. Im Allgemeinen benötigt man jedoch einen leistungsfähigen Computer, Scanner oder Handykamera für die Digitalisierung von Papierdokumenten, eine zuverlässige Internetverbindung, ein Dokumentenmanagement-System (DMS), Cloud-Speicherlösungen und Software für die elektronische Signatur.
Wie erleichtert ein papierloses Büro mit digitalem Dokumentenmanagement die Zusammenarbeit?
Ein papierloses Büro hat viele Vorteile. Es ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und den einfachen Austausch von Dokumenten und Informationen. Durch die Verwendung von E-Mail, Online-Kollaborationstools und Projektmanagement-Plattformen können Teams effizient zusammenarbeiten, Dokumente gemeinsam bearbeiten und in Echtzeit kommunizieren.
Wie kann ich garantieren, dass meine digitalen Dokumente sicher sind?
Die Sicherheit digitaler Dokumente ist von großer Bedeutung. Es ist wichtig, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die Verwendung von Passwörtern und Zugriffsrechten, die regelmäßige Aktualisierung von Software und Betriebssystemen, die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien und die Durchführung regelmäßiger Backups. Dokumente, die Du mit fileee verwaltest, werden doppelt hybrid verschlüsselt und sind in der deutschen Cloud sicher gespeichert.
Wie lange dauert es, ein papierloses Büro mit digitalem Dokumentenmanagement einzurichten?
Die Einrichtung eines papierlosen Büros erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Die Zeit, die dafür benötigt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Größe des Unternehmens, der vorhandenen Dokumentenmenge und der Komplexität der bestehenden Arbeitsabläufe und lässt sich deswegen pauschal nicht beantworten. Es ist wichtig, genügend Zeit für die Schulung der Mitarbeitenden einzuplanen. Generell ist die Anfangsphase zeitintensiver; dieser Aufwand lässt jedoch nach, sobald Prozesse implementiert und gefestigt sind.
Ist ein papierloses Büro mit guter Software überall möglich?
Obwohl auch heutzutage noch nicht alle Firmen auf papierlose Prozesse umgestiegen sind, steigen die Zahlen jährlich. Für ein digitales Büro ist ein gutes Dokumentenmanagement sehr wichtig. Mit der Hilfe eines DMS lässt sich in vielen Brachen ein großer Teil der Arbeitsabläufe digitalisieren. Hersteller von DMS sind stetig dabei, neue Funktionen für ihre Software zu entwickeln und bieten Schnittstellen zu anderen Programmen. Somit bieten sich viele Softwarelösungen. Natürlich gibt es auch Arbeitsbereiche, in denen eine fast vollständige Digitalisierung schwieriger ist. Doch je mehr Firmen sich dazu entschließen, ein papierloses Büro und somit die Vorteile einer Software-Lösung zu nutzen, desto papierärmer arbeiten wir insgesamt. Ein komplett papierloses Büro ist in manchen Bereichen also eventuell noch Zukunftsmusik – doch Schritt für Schritt lassen sich mit etwas Zeit und in Kooperation alle Prozesse digitalisieren.

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