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Unser Business-Update: Mit fileee Automations manuelle Arbeitsprozesse einfach automatisieren

Oct 6, 2023
4
min

Jetzt einfach Zeit sparen: Mit unserem Business Automations Feature kannst Du manuelle Arbeitsprozesse in fileee mit wenigen Klicks automatisieren! In unseren Release Notes findest Du alles rund um das neue Business PROFESSIONAL Feature inklusive ein paar geläufiger Use Cases - für Deinen einfachen Einstieg in die Workflow-Automatisierung mit fileee.

Prozesse digital abbilden und verschlanken mit fileee geht jetzt noch besser: Mit unserem neuen Business PROFESSIONAL Feature kannst Du jetzt manuelle Arbeitsprozesse in fileee automatisieren. Dabei sind alle Automations nach dem gleichen Prinzip, unserer Syntax, aufgebaut: Wenn [Auslöser], falls [optionale Bedingung/en], dann [Aktion]. Dabei steht Dir eine Vielzahl an Auslösern, Bedingungen und Aktionen zur Auswahl (eine Übersicht findest Du in unserem Hilfecenter), um Deinen individuellen Workflow zu automatisieren.

Um eine Automation zu konfigurieren, musst Du immer mindestens einen Auslöser (zum Beispiel Import neuer Dokumente) und mindestens eine Aktion (zum Beispiel Teilen in einem Space) auswählen. Du kannst jedoch beliebig viele Auslöser, Bedingungen und Aktionen hinzufügen und diese auch unterschiedlich mit und/oder Verknüpfungen miteinander verbinden. Eine detaillierte Anleitung, wie Du einfache bis hin zu sehr komplexen Automatisierungen erstellst, findest Du in unserem Hilfecenter. So lassen sich auch sehr individuelle Arbeitsprozesse für Dein Business abbilden und automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern mindert auch die Fehleranfälligkeit!

Eine Übersicht Deiner aktiven und nicht aktivierten Automations findest Du in Deinen Einstellungen. Dort findest Du auch unseren Automations Audit Log, der Dir immer einen genauen Überblick über Deine Automatisierungen gibt. Diesen kannst Du Dir auch bequem wöchentlich oder monatlich in Dein E-Mail-Postfach zustellen lassen.

Übrigens: Du siehst nicht nur in Deinem Audit Log, wann eine Automatisierung ausgelöst wurde. Auch in der Dokumentenhistorie und in Spaces wird Dir an den Dokumenten angezeigt, wen ein Dokument eine Automatisierung ausgelöst oder mittels einer Automatisierung geteilt wurde. Mehr zum Audit Log erfährst Du hier.

Häufiger Use Case: Dokumente aus fileeeBox automatisch mit fileee Space teilen

Einer der am häufigsten nachgefragten Use Cases ist das automatische Teilen von Dokumenten einer bestimmten fileeeBox mit einem fileee Space. Das lässt sich mit dem Automations Feature jetzt mit nur wenigen Klicks umsetzen: Wenn Du eine Automatisierung anlegst, kannst Du einfach als Auslöser auswählen, dass das Dokument einer bestimmten fileeeBox zugeteilt wird. Anschließend leitet Dich fileee automatisch in der Automation-Syntax weiter und Du könntest jetzt noch bestimmte Bedingungen festlegen. Oder Du springst direkt zur Aktion, dass diese Dokumente automatisch mit dem entsprechenden fileee Space geteilt werden.

Diese Automatisierung ist beispielsweise dann nützlich, wenn Du verschiedene Standorte mit eigenen fileeeBoxen verwaltest und so Deine Büro-Organisation gestaltest.

Use Case: Steuerrelevante Dokumente automatisch teilen und exportieren

Mit unseren fileee für Steuerberater Funktionen und besonders den Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice, Agenda und SevDesk haben wir dieses Jahr bereits die Zusammenarbeit mit Eurem Steuerberater in fileee vereinfacht. Jetzt kannst Du mit Automations noch einen drauf setzen und den Export automatisieren.

Zum Beispiel kannst Du alle Dokumente, die den Tag “Steuer” bekommen automatisch im Space “Steuer” teilen und an Deine Buchhaltungssoftware exportieren. Wahlweise könntest Du natürlich noch verschiedene Bedingungen hinzufügen, zum Beispiel dass der Adressat des Dokuments Deine Firma sein muss oder dass das Dokument nicht einer fileeeBox für Deine privaten steuerrelevanten Dokumente zugeteilt sein darf. Hier sind Dir fast keine Grenzen gesetzt, die Automations an Deine individuellen Bedürfnisse und Prozesse anzupassen!

Use Case: Rechnungsfreigabe mit fileee

Einer der wohl geläufigsten Prozesse in Unternehmen ist die Rechnungsfreigabe. Oft nimmt sie mehr Zeit in Anspruch als notwendig wäre - und mit fileee Automations kannst Du den Rechnungsfreigabeprozess jetzt zumindest teilweise automatisieren. Die Rechnungsprüfung kann Dir natürlich auch fileee nicht abnehmen.

Für die Rechnungsfreigabe konfigurierst Du einfach drei aufeinander aufbauende Automatisierungen. Der Prozess wird in Gang gesetzt, wenn Du eine Rechnung in fileee importierst. fileee erstellt automatisch eine Aufgabe für Dein entsprechendes Teammitglied, dass die Rechnung geprüft und freigegeben werden muss. Wird diese Aufgabe als erledigt markiert markiert, teilt fileee automatisch das Dokument in dem Space “Buchhaltung” und exportiert es an das verknüpfte DATEV-Konto. Natürlich kannst Du Space und Buchhaltungsschnittstelle beliebig an Dein Konto und Deine Nutzung anpassen. Zusätzlich erstellt fileee eine Aufgabe zum Bezahlen der Rechnung und weist sie dem entsprechenden Mitarbeitenden zu. Zum Schluss wird die Rechnung erst dann automatisch als bezahlt markiert, wenn die Aufgabe “Rechnung bezahlen” erledigt wurde.

Wie Du den Rechnungsfreigabeprozess im Detail in fileee konfigurierst haben wir Dir übrigens in unserem Hilfecenter Schritt für Schritt erklärt. Wenn der Rechnungsfreigabeprozess in Deinem Unternehmen anders aussiehst, kannst Du die Automations ganz individuell daran anpassen.

Du siehst: Mit fileee Automations können Business PROFESSIONAL und ENTERPRISE Kunden jetzt noch mehr Zeit sparen und mit wenigen Klicks ihre manuellen Arbeitsprozesse in fileee automatisieren.

Du möchtest direkt loslegen mit fileee Automations? Das Feature ist Teil unseres Business PROFESSIONAL Tarifs und kann von allen Admins, die Zugriff auf alle Dokumente und Spaces haben, konfiguriert werden.

Du möchtest noch mehr erfahren? Kerstin vom Team fileee führt Dich in unserem Release Webinar zu fileee Automations durch das Feature und erklärt Dir anschaulich, wie Du Automatisierungen konfigurierst und stets den Überblick behältst.

Wir freuen uns auf Dein Feedback an support@fileee.com!

Author
Kerstin Eiwen

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