Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:

fileee GmbH,
vertreten durch Marius Gerwinn, Arne Osthues
Windthorststraße 68
48143 Münster
(im Folgenden: „fileee“ oder „wir“)

E-Mail: hello@fileee.com
Telefon: +49 (0) 251 323 683 09 (kein Support)
Supportanfragen bitte per Mail an support@fileee.com

Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte von fileee ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Herrn Peter Macherey, beziehungsweise unter datenschutz@fileee.com erreichbar.


WEITERGABE VON DATEN

Eine Übermittlung Deiner persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Deine persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Du Deine nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt hast,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Du ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Deiner Daten hast,
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Dir erforderlich ist.


ERHEBUNG UND SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN SOWIE ART UND ZWECK SOWIE ART UND ZWECK VON DEREN VERWENDUNG –
WIE FILEEE INFORMATIONEN SAMMELT UND VERWENDET

1) NUTZUNG DER WEBSITE FILEEE.COM

Serverprotokolle

Wenn Du über einen Browser, eine Anwendung oder eine sonstige Client-Software dieses Internetangebot von fileee oder auch auf fileee-Services zugreifst, werden für die Zeit des Kommunikationsvorgangs Daten durch fileee automatisch gespeichert und verarbeitet. Diese Serverprotokolle können folgende Informationen enthalten: Webanfrage, Interaktion mit einem Service, IP-Adresse (Internet Protocol Adresse), den Browsertyp, die Sprache des Browsers, Datum und Zeitpunkt der Anfrage sowie ein oder mehrere Cookies, die den Browser des Nutzers oder das Nutzer-Konto eindeutig identifizieren. Nach Beendigung des Kommunikationsvorgangs wird die IP-Adresse anonymisiert. Die anonymisierten Daten werden für statistische Zwecke ausgewertet.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Deine Person zu ziehen.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies sowie Analysedienste ein.

Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Dein Browser automatisch erstellt und die auf Deinem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Du unsere Seite besuchst. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Deiner Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Dich angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Du einzelne Seiten unserer Website bereits besuchst haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Deinem Endgerät gespeichert werden. Besuchst Du unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Du bereits bei uns warst und welche Eingaben und Einstellungen Du getätigt hast, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Dich auszuwerten (siehe Ziff. 5). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Du bereits bei uns warst. Diese Cookies werden nach einem bestimmten festgelegten Zeitraum nach Deinem letzten Seitenbesuch automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Du kannst Deinen Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Deinem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Du nicht alle Funktionen unserer Website nutzen kannst.

Newsletter

Sofern Du nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO ausdrücklich eingewilligt hast, verwenden wir Deine E-Mail-Adresse dafür, Dir regelmäßig unseren Newsletter zu übersenden. Für den Empfang des Newsletters ist die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichend. Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. D.h. Du erhältst nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Du um die Bestätigung Deiner Anmeldung gebeten werden. Die danach erfolgte Bestätigung wird von uns zu Nachweiszwecken protokolliert; dabei werden Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt zusammen mit Deiner IP-Adresse gespeichert.

Der Versand unserer Newsletter erfolgt über „MailChimp“, eine Plattform der Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA. Die E-Mail-Adressen unserer Newsletterempfänger, als auch deren weitere, im Rahmen dieser Hinweise beschriebenen Daten, werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Newsletterempfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

MailChimp hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework. Außerdem haben wir mit MailChimp ein „Data-Processing-Agreement“ abgeschlossen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung im Rahmen des Newsletters unter Einsatz von „MailChimp“ sind in der im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärung von „MailChimp“ enthalten. Dort sind auch weitere Informationen zu den Rechten der Nutzer und den Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze der Privatsphäre zu finden:

https://mailchimp.com/legal/privacy/

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, zum Beispiel über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ kannst Du Deinen Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an support@fileee.com per E-Mail senden.

Blog

Auf unserer Webseite unterhalten wir einen Blog, in dem wir über unsere Services und neue Angebote von fileee informieren. Nutzer haben die Möglichkeit, diese Blog-Beiträge zu kommentieren. Hierfür ist die Angabe eines Namens und einer Mail-Adresse erforderlich. Du hast auch die Möglichkeit, Dich mit Deinem Nutzerprofil von Facebook, Twitter, Google+ oder Disqus einzuloggen oder Blog-Beiträge über diese sozialen Netzwerke zu teilen (dazu s.u. unter Social Media). Sämtliche Angaben im Rahmen der Kommentarfunktion werden von uns ausschließlich auf der Grundlage Deiner nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO erteilten ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet.

Du hast jederzeit die Möglichkeit, einmal erstellte Kommentare auch wieder zu löschen. Ansonsten bleiben diese dauerhaft gespeichert und dauerhaft im Internet für Jedermann sichtbar.

2) NUTZUNG DER MOBILEN FILEEE-APPLIKATIONEN

Außer über die Webseite www.fileee.com kannst Du die Services von fileee auch über mobile Applikationen in Anspruch nehmen. Diese werden in den entsprechenden Shops und Downloadportalen für iOS- bzw. Android-Systeme angeboten.

Personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse usw.) werden bei der Nutzung dieser Applikationen nur übermittelt, wenn der Nutzer sie selbst ausdrücklich und wissentlich für bestimmte Zwecke bereitstellt (z.B. durch Nutzung eines Kontaktformulars; dazu s.u.).

Wir weisen Dich ausdrücklich darauf hin, dass durch die Nutzung mobiler Applikationen gemäß den Datenschutz-Bestimmungen der jeweiligen Download-Plattform (iOS/Android) möglicherweise personenbezogene Daten an deren Hersteller (Apple Inc./Google Inc.) übermittelt werden. Auf die Übermittlung dieser personenbezogenen Daten und deren Verwendung durch die Hersteller der Download-Plattformen hat fileee keinen Einfluss. Dieser Hinweis erfolgt daher nur zu Deiner Information.

Wir weisen ferner darauf hin, dass die Nutzung von mobilen Endgeräten nach den Vorschriften des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in dem dort bestimmten Umfang Gegenstand von Speicherungen durch den Diensteanbieter und Auskunftsersuchen der Sicherheitsbehörden sein kann.

Zu „Cookies“ im Zusammenhang mit der Nutzung unserer mobilen Applikationen, vgl. die vorstehende Passage dieser Datenschutzhinweise.

3) ANALYSEDIENSTE

Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Webseite sowie der mobilen fileee-App sicherstellen. Zum anderen setzen wir die Tracking-Maßnahmen ein, um die Nutzung unserer Webseite bzw. der mobilen fileee-App statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Dich auszuwerten. Hierin liegen berechtigte Interessen, die eine Verarbeitung Deiner Daten rechtfertigen. Die jeweiligen Datenverarbeitungszwecke und Datenkategorien sind aus den entsprechenden Tracking-Tools zu entnehmen.

Google Analytics

fileee verwendet den Webanalysedienst Google Analytics, der mittels „Cookies“ (dazu s.o.) die Benutzung von www.fileee.com auswertet (z.B. durch Reports). Dies dient ausschließlich der Analyse der Angebote von fileee und soll fileee helfen, die Gestaltung der Website und die Angebote laufend zu verbessern.

Die so erzeugten Informationen wie

  • Browser-Typ/-Version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
  • Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse),
  • Uhrzeit der Serveranfrage,

werden regelmäßig an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Da für www.fileee.com eine Anonymisierung der IP-Informationen aktiviert ist, wird die IP-Adresse von Google zuvor innerhalb der EU bzw. in einem Mitgliedsstaat des Abkommens zum Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur ausnahmsweise wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und erst dort gekürzt. Eine Zusammenführung der so erhobenen Daten mit anderen personenbezogenen Daten, welche Google speichert, findet nicht statt.

Die Speicherung von Cookies kann jederzeit durch entsprechende Einstellungen in der Browser-Software (z.B. MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc.) verhindert werden. In diesem Falle kann es jedoch sein, dass nicht alle Funktionen von www.fileee.com in vollem Umfang zur Verfügung stehen.
Unabhängig davon können Nutzer von www.fileee.com der Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten durch Google im oben beschriebenen Umfang jederzeit widersprechen, bzw. die Erhebung, Speicherung und Nutzung verhindern.

Dies ist zum einen möglich durch Installation eines sog. Plug-Ins, das unter dem Link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de heruntergeladen werden kann. Zum anderen kannst Du wie oben beschrieben Deinen Browser so konfigurieren, das ein Cookie niemals gespeichert wird.
Weitere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz von Google Analytics sind unter den folgenden Links abrufbar: http://www.google.com/analytics/terms/de.html, bzw. https://www.google.de/intl/de/policies/.

GOOGLE ADWORDS CONVERSION TRACKING

Um die Nutzung dieses Onlineangebots statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung des Onlineangebots für die Nutzer auszuwerten, nutzen wir ferner das Google Conversion Tracking. Diese Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO durchgeführt, also ausschließlich auf Grundlage Deiner zuvor erteilten Einwilligung. Dabei wird von Google Adwords ein Cookie (dazu s.o.) auf Deinem Endgerät gesetzt, sofern Du über eine Google-Anzeige auf unsere Onlineangebote gelangt bist. Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung.

Besuchst Du bestimmte Seiten unserer Onlineangebote, und ist das Cookie noch nicht abgelaufen, können Google und wir erkennen, dass Du auf die Anzeige geklickt hast und zu unserer Seite weitergeleitet wurdest. Jeder Adwords-Kunde – also auch wir – erhält ein anderes Cookie. Cookies können somit nicht über die Webseiten von Adwords-Kunden nachverfolgt werden.

Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für Adwords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die Adwords-Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Wenn Du nicht an dem Tracking-Verfahren teilnehmen möchtest, kannst Du auch das hierfür erforderliche Setzen eines Cookies ablehnen – etwa per Browser-Einstellung, die das automatische Setzen von Cookies generell deaktiviert. Du kannst Cookies für Conversion-Tracking auch deaktivieren, indem Du Deinen Browser so einstellst, dass Cookies von der Domain „www.googleadservices.com“ blockiert werden.

Googles Datenschutzbelehrung zum Conversion-Tracking ist hier abrufbar: https://services.google.com/sitestats/de.html.

MIXPANEL

Die fileee-Webapp und auch die mobilen fileee-Versionen für iOS und Android nutzen den Dienst „Mixpanel“ der Mixpanel Inc, 405 Howard St., 2nd Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Mit Mixpanel ist es möglich, bestimmte Aktivitäten der Nutzer (z.B. das Scannen oder Archivieren von Dokumenten) nachzuvollziehen. Aufgezeichnet werden dabei lediglich die Nutzungsvorgänge an sich – personenbezogene Daten werden auf diese Weise nicht von uns erhoben. Die so gewonnenen Informationen über das Nutzungsverhalten innerhalb der fileee-Applikationen nutzen wir, um die Angebote von fileee weiter zu verbessern. Die Datenschutzerklärung von Mixpanel ist unter folgendem Link abrufbar: https://mixpanel.com/privacy/. Mixpanel hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

ADJUST

Die mobilen fileee-Versionen für iOS und Android nutzen „adjust.io“ – ein Tool zur Auswertung und Analyse des Nutzungsverhaltens der fileee-Nutzer, das von der Adjust GmbH, Saarbrücker Str. 37A, 10405 Berlin, Deutschland, stammt. adjust.io liefert beim Starten der App Informationen zu deren Installation und zeichnet außerdem weitere sogenannte Event-Daten auf (z.B. Scannen oder Archivieren von Dokumenten). Die so gewonnenen Informationen werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und sollen uns helfen besser zu verstehen, wie Nutzer die mobilen Applikationen von fileee tatsächlich verwenden und welche Effekte Mobile Ad Kampagnen haben. Mit dieser Hilfe wollen wir die Angebote von fileee weiter verbessern. Für die Analysen durch adjust.io werden personenbezogene Daten (nämlich IDFA oder Android-ID, IP- und MAC-Adresse des mobilen Geräts, auf dem die mobile fileee-App installiert ist) nur in anonymisierter Form verarbeitet. Eine Identifikation des einzelnen fileee–Nutzers ist so ausgeschlossen.

4) REGISTRIERUNG

Auf der Website www.fileee.com können Nutzerkonten erstellt werden, um die Services von fileee in Anspruch zu nehmen. Wenn Du ein fileee-Konto erstellst, müssen die in dem Anmeldeformular vorgesehenen Felder korrekt ausgefüllt werden. Die auf diese Weise erhobenen personenbezogenen Daten werden von fileee ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Nutzungsvertrags über die Services von fileee auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO genutzt.

Insbesondere werden Passwörter des Nutzers von fileee niemals automatisch gespeichert, sondern nur auf Ihren Wunsch und mit Deiner ausdrücklichen Einwilligung.
Werden nachträglich Informationen aus dem Nutzerprofil entfernt, werden die bislang hierzu erhobenen Daten unverzüglich gelöscht.

Bei der Registrierung mittels einer unserer Partner werden die dafür relevanten Daten von dem jeweiligen Partner an fileee übertragen.
Welche Daten übertragen werden, kann folgender Liste entnommen werden:

  • 1&1 Mail und Media GmbH: Name, E-Mail Adresse, Anschrift
  • Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG: Name, E-Mail Adresse, Kundenummer

5) NUTZUNG DER SERVICES VON FILEEE

DOKUMENTE MIT DEN FILEEE APPS ORGANISIEREN

Das Prinzip von fileee ist eine neue Art der Dokumentenverwaltung. Mit fileee kannst Du Deine Dokumente digital an einem zentralen Ort archivieren, organisieren und von überall darauf zugreifen. Du kannst Deine Dokumente auch jederzeit wieder von unserer Plattform entfernen oder sie in einem gängigen Dateiformat exportieren und an anderer Stelle speichern.

fileee ermöglicht es, die Dokumente zu strukturieren, und erkennt alle wichtigen Informationen. Mithilfe von fileee lassen sich Dokumente dank intelligenter Organisations- und Suchfunktionen einfach und schnell finden. Durch die Synchronisierung können Nutzer mit allen angeschlossenen Geräten auf Ihre Dokumente und Informationen zugreifen und damit arbeiten.

Im Rahmen der Dokumentenspeicherung und -analyse verarbeitet fileee auch personenbezogene Daten. Sofern die an fileee übertragenen Dokumente personenbezogene Daten Dritter enthalten, ist der Nutzer dafür verantwortlich die entsprechenden Einwilligungen einzuholen, bzw. personenbezogene Daten nur dann zu übermitteln, wenn ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand hierfür vorliegt.

Diese Datenverarbeitung in fileee erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Durchführung des Nutzungsvertrags über die Services von fileee sowie auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, wobei unser berechtigtes Interesse darin besteht, über die Dokumentenanalyse eine Verbesserung unserer Services (etwa durch eine schnellere Zuordnung von Dokumenten und die Verbesserung der Auffindbarkeit) für alle Nutzer zu erreichen und Dir ggf. Service-Nachrichten zuzusenden, wenn Unternehmen fileee als Kommunikationskanal für ihre Kunden anbieten und Du Dokumente dieses Unternehmens bei fileee hochgeladen haben.

FILEEE ALS KOMMUNIKATIONSPLATTFORM MIT UNSEREN PARTNERN

Mit der C2B-Platform, einer Lösung für Unternehmen, ist innerhalb von fileee zudem eine offene Kommunikationsplattform enthalten. Mit dieser kannst Du und teilnehmende Unternehmen innerhalb von fileee direkt, einfach und sicher miteinander kommunizieren. Insbesondere können auf diesem Wege Dokumente zwischen Dir und den teilnehmenden Unternehmen ausgetauscht werden (z.B. Versicherungsunterlagen, Bankunterlagen o.ä.).

Wenn Du fileee in dieser Weise nutzt, hat fileee auf die Weiterverarbeitung der von Dir an die teilnehmenden Partnerunternehmen übersandten Dokumente keinen Einfluss. fileee ist insoweit nur das Mittel der Kommunikation. Was die teilnehmenden Unternehmen mit Deinen Daten tun, wie sie sie weiter verarbeiten und an wen sie von dort möglicherweise weitergegeben werden, unterliegt allein der Verantwortung der teilnehmenden Unternehmen. Sieh Dir hierzu bitte in den Datenschutzhinweisen der teilnehmenden Unternehmen und deren Vertragsbedingungen nach. Achte insbesondere immer darauf, welche Dokumente Du über fileee an die teilnehmenden Unternehmen senden darfst und welche nicht! Bedenke dabei auch stets, dass es sich bei den übermittelten Dokumenten auch um Unterlagen handeln kann, die besonders sensible personenbezogene Daten, wie z.B. gesundheitsbezogene Angaben enthalten.

Ähnliches gilt umgekehrt für den Fall, dass Du es den teilnehmenden Unternehmen erlaubst, Dir über fileee Dokumente rechtswirksam zuzustellen. fileee wird Dich über den Zugang solcher Dokumente benachrichtigen. Für deren rechtzeitigen Abruf auf fileee bist Du aber selbst verantwortlich. Genaueres hierzu entnimmst Du bitte auch den zwischen Dir und dem teilnehmenden Unternehmen getroffenen Vereinbarungen zur Nutzung von fileee als Kommunikationskanal.

ANALYSEVERBESSERUNG

Außerdem besteht die Möglichkeit, im Einzelnen näher bestimmte weitere Informationen anzugeben, die fileee verwenden kann, um den fileee-Nutzern ggf. einen besseren Service anbieten zu können.

Im Rahmen dieser „Analyseverbesserung“ hast Du die Möglichkeit, Fehler im Rahmen der Dokumentenerkennung (z.B. ein falsch erkannter Absender in einem Dokument, ein nicht erkanntes Datum, eine falsche Zuordnung eines Dokuments als Rechnung) zu monieren und zugleich dazu beizutragen, dass dieser Fehler im Sinne aller fileee-Nutzer behoben wird. Mit dem Einschicken des betroffenen Dokuments kannst Du uns helfen, unsere Analyse zu verbessern. Ein fileee-Mitarbeiter schaut sich dann das eingesandte Dokument an und versucht den Fehler zu ermitteln und zu beheben. Wenn Du zusätzlich einen Kommentar hinterlässt, wird mithilfe dieses Kommentars die „Analyseverbesserung“ für uns noch einfacher.

Wir behandeln Deine Dokumente höchstvertraulich und geben diese keinesfalls an Dritte weiter. Bei jedem neuen fileee Update versuchen wir möglichst viele eingesendete Dokumente zu berücksichtigen, sodass diese bald von der Analyse korrekt erkannt werden. Danach verbleibt das Dokument in einer Trainingsmenge, anhand derer wir unsere Analyse weiter validieren, testen und automatisch verbessern können.

Diese Informationen werden freiwillig erteilt und sind jederzeit transparent. Selbstverständlich können Nutzer damit auch jederzeit entscheiden, wie viel sie zur Verbesserung der Dienstleistung beitragen möchten. Es werden keine Dokumente zum Zwecke der Analyseverbesserung automatisch mit fileee geteilt, sondern ausschließlich auf Grundlage Deiner Einwilligung hinsichtlich jedes einzelnen Dokuments (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

6) KONTAKT MIT FILEEE

ALLGEMEINE INFORMATION

Der Mail-Verkehr mit fileee erfolgt über „MailChimp“, eine Plattform der Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA. Ihre E-Mail-Adressen wie auch der Inhalt des Mail-Verkehrs mit fileee werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand der wechselseitigen Nachrichten in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes. MailChimp nutzt die Daten jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

MailChimp hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework. Außerdem haben wir mit MailChimp ein „Data-Processing-Agreement“ abgeschlossen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung im Rahmen des Mailverkehrs unter Einsatz von „MailChimp“ sind in der im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärung von „MailChimp“ enthalten. Dort sind auch weitere Informationen zu den Rechten der Nutzer und den Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze der Privatsphäre zu finden:
https://mailchimp.com/legal/privacy/

BEI NUTZUNG UNSERES KONTAKTFORMULARS

Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Dir die Möglichkeit, mit uns über bereitgestellte Formulare Kontakt aufzunehmen. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden.
Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO auf Grundlage Deiner freiwillig erteilten Einwilligung.
Die für die Benutzung des Kontaktformulars von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Dir gestellten Anfrage automatisch gelöscht. E-Mails werden wir entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahren und danach löschen.

BEI SUPPORTANFRAGEN

Wenn Nutzer der fileee-Services eine Supportanfrage an fileee richten, werden Daten im Zusammenhang mit diesen Nachrichten von fileee erhoben und gespeichert. Bei diesen Daten handelt es sich um die von Dir angegebenen Kontaktdaten sowie Zeitpunkt und Inhalt Deiner Supportanfrage sowie die weitere diesbezügliche Kommunikation zwischen Dir und uns. Dies geschieht auf Basis der von Dir hierzu erteilten Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Die im Rahmen solcher Supportanfragen von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Dir gestellten Anfrage automatisch gelöscht. E-Mails werden wir entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahren und danach löschen.

SERVICE-MITTEILUNGEN VON FILEEE

Die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse kann von fileee verwendet werden, um Dir Mitteilungen über unsere Services zu senden (z.B. neue AGB oder Datenschutzbestimmungen, Hinweise zur besseren Benutzung von fileee im Rahmen des Onboardings, Informationen bezüglich eingeschränkter Benutzung wie Wartung, o.ä.). Diese Möglichkeit besteht jedoch nur im Rahmen der Durchführung des Nutzungsvertrags selbst und erfolgt auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Aufgrund unseres berechtigten Interesses daran, Dir eine möglichst umfassende und bequeme Nutzung unserer digitalen Dokumentenverwaltung anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) wird fileee Dir auch die Information zukommen lassen, dass ein Unternehmen, von dem Du Dokumente bei fileee hochgeladen hast, Dir die Nutzung von fileee als Kommunikationskanal anbietet (dazu s.o. unter „fileee als Kommunikationsplattform“).

Darüber hinausgehende Informationen zu weiteren Services von fileee werden dem Nutzer nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung von fileee übersandt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO); dazu s.o. unter Newsletter.

FEHLER-REPORTS

Wir wollen unsere Services und die Plattform permanent besser machen, um allen Nutzern die bestmögliche Nutzung von fileee zu ermöglichen. Hierzu haben wir Funktionen vorgesehen, die uns bei Fehlfunktionen der Plattform, die bei einzelnen Nutzern auftreten, Informationen übermitteln. Diese Informationen erhalten wir zwar zusammen mit der personenbezogenen Angabe, bei welchen Nutzer der Fehler aufgetreten ist. Wir verarbeiten sie aber ausschließlich in anonymisierter Form, solange Du nicht eine Supportanfrage (dazu s.o.) an uns richtest. In einem solchen Falle sehen wir nach, ob und ggf. welchen Fehler-Report wir bereits erhalten haben, der Deine Supportanfrage betrifft. Die im Rahmen solcher Fehler-Reports von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der Fehlermeldung automatisch gelöscht.

Du kannst die automatische Übermittlung von Fehler-Reports an uns in den Einstellungen von fileee jederzeit ausschalten und so Dein Widerspruchsrecht ausüben.

7) NUTZUNG DER SCAN-SERVICES VON FILEEE

Beauftragst Du fileee mit der Digitalisierung von Dokumenten, wird fileee die in Papierform übersandten Dokumente einscannen und sie Dir über Deinen fileee-Account zugänglich machen. Diese Verarbeitung unter Umständen auch personenbezogener Daten in den Dokumenten selbst, jedenfalls aber die Verarbeitung Deiner Kontaktdaten erfolgen ausschließlich für Zwecke der Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Für die digitalisierten Daten gelten die Datenschutzhinweise unter Ziffer 5 entsprechend.
Nach dem Scannen werden die von Dir übersandten Dokumente nach vorheriger Abstimmung von fileee entweder zurückgeschickt oder vernichtet.

Für den Rückversand wird fileee den regulären Postweg wählen, sofern nicht eine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Die Dokumentenvernichtung wird gemäß den Vorgaben der DIN 32757 und mindestens nach Sicherheitsstufe 2 erfolgen.

8) SOCIAL MEDIA

Wir setzen in unseren Onlineangeboten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO Social Plugins der sozialen Netzwerke Disqus, Facebook, Twitter und Google ein, um uns hierüber bekannter zu machen. Der dahinterstehende werbliche Zweck entspricht unserem berechtigten Interesse. Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Betrieb der sozialen Netzwerke ist durch deren jeweiligen Anbieter zu gewährleisten.

Die Einbindung dieser Plugins erfolgt im Wege der sogenannten Zwei-Klick-Methode, um Dich bestmöglich zu schützen. Das bedeutet, dass, wenn Du unsere Seite besuchst, zunächst grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an die Anbieter der Plugins übermittelt werden. Den jeweiligen Anbieter des Plugins kannst Du über die Markierung auf dem Kasten über seinen Anfangsbuchstaben oder das jeweilige Logo erkennen (z.B. für Facebook: weißes „f“ auf blauer Kachel oder ein „Daumen hoch“-Zeichen). Wir eröffnen Dir die Möglichkeit, über den Button direkt mit dem Anbieter des Plugins zu kommunizieren. Nur wenn Du auf das markierte Feld klickst und es dadurch aktivierst, erhält der Plugin-Anbieter die Information, dass ein Nutzer die entsprechende Website unseres Onlineangebots aufgerufen hat. Zudem werden dann personenbezogene Daten (insbesondere die IP-Adresse) an den Anbieter des jeweiligen Plugins übermittelt. Durch die Aktivierung des Plugins werden Deine personenbezogenen Daten an den jeweiligen Plugin-Anbieter übermittelt und dort (bei US-amerikanischen Anbietern in den USA) gespeichert. Im Fall von Facebook wird nach eigenen Angaben des Anbieters in Deutschland die IP-Adresse sofort nach Erhebung anonymisiert. Da die Plugin-Anbieter die Datenerhebung insbesondere über Cookies (dazu s.o.) vornehmen, empfehlen wir, vor dem Klick auf den ausgegrauten Kasten über die Sicherheitseinstellungen Deines Browsers alle Cookies zu löschen.

Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung oder die Speicherfristen bei den Plugin-Anbietern bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den Plugin-Anbieter liegen uns keine Informationen vor.
Der jeweilige Plugin-Anbieter speichert die über Nutzer unseres Onlineangebots erhobenen Daten als Nutzungsprofile und nutzt diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner eigenen Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (auch für nicht eingeloggte Nutzer) zur Darstellung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über die Aktivitäten der Nutzer auf unserer Webseite zu informieren. Nutzern steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei sich ein Nutzer zur Ausübung dieses Rechts direkt an den jeweiligen Plugin-Anbieter wenden muss. Über die Plugins bieten wir Nutzern unabhängig davon die Möglichkeit, mit den sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren, sodass wir unser Angebot verbessern und für unsere Nutzer interessanter ausgestalten können.

Die Datenweitergabe erfolgt unabhängig davon, ob Du ein Konto bei dem Plugin-Anbieter besitzt und dort eingeloggt bist. Wenn Du bei dem Plugin-Anbieter eingeloggt bist, werden Deine bei uns erhobenen Daten direkt Deinen bei dem Plugin-Anbieter bestehenden Konten zugeordnet. Wenn Du den aktivierten Button betätigst und z. B. die Seite verlinkst, speichert der Plugin-Anbieter auch diese Information in Deinem betreffenden Nutzerkonto und teilt sie Deinen Kontakten öffentlich mit. Wir empfehlen daher, sich nach Nutzung eines sozialen Netzwerks regelmäßig auszuloggen, insbesondere jedoch vor Aktivierung des Buttons, da so eine Zuordnung zu dem Profil bei dem Plugin-Anbieter vermieden werden kann.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und Deiner Verarbeitung durch die Plugin-Anbieter sind in den im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärungen dieser Anbieter enthalten. Dort sind auch weitere Informationen zu den Rechten der Nutzer und den Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze der Privatsphäre innerhalb dieser Netzwerke zu finden.

a) Disqus, 717 Market Street, Suite 700, San Francisco, CA 94103, USA;
https://help.disqus.com/terms-and-policies/disqus-privacy-policy
Disqus hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

b) Facebook Inc., 1601 S California Ave, Palo Alto, California 94304, USA; http://www.facebook.com/policy.php; weitere Informationen zur Datenerhebung: http://www.facebook.com/help/186325668085084, http://www.facebook.com/about/privacy/your-info-on-other#applications“ sowie http://www.facebook.com/about/privacy/your-info#everyoneinfo.
Facebook hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

c) Google Inc., 1600 Amphitheater Parkway, Mountainview, California 94043, USA; https://www.google.com/policies/privacy/partners/?hl=de.
Google hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

d) Twitter, Inc., 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, California 94103, USA; https://twitter.com/privacy.
Twitter hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

9) BETROFFENENRECHTE

Du hast das Recht:

  • gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kannst Du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Deiner Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • Wir dürfen Dir gegenüber die Auskunft nur verweigern, wenn und soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG), die zuständige öffentliche Stelle uns gegenüber festgestellt hat, dass das Bekanntwerden der Daten die öffentliche Sicherheit oder Ordnung gefährden oder sonst dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde (§ 34 Abs. 1 Nr. 1 BDSG i.V.m. § 33 Abs. 1 Nr. 2 lit. b BDSG), oder die Daten nur deshalb gespeichert sind, weil sie aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Aufbewahrungsvorschriften nicht gelöscht werden dürfen, oder ausschließlich Zwecken der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle dienen und die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde sowie eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist (§ 34 Abs. 1 Nr. 2 BDSG).
  • gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Du aber deren Löschung ablehnst und wir die Daten nicht mehr benötigen, Du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder Du gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;
  • gemäß Art. 20 DS-GVO Deine personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Deine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen,
  • sofern Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall hast Du ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
    Darüber hinaus hast Du ein allgemeines Beschwerderecht bei der für Dich zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für fileee zuständige Behörde ist der „Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen“.
  • Möchtest Du von Deinem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an support@fileee.com.

    10) DATENSICHERHEIT

    Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Deinem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Dein Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennst Du an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

    Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

    11) ÄNDERUNGEN AN DIESEN DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN

    Diese Datenschutzbestimmungen können von Zeit zu Zeit geändert werden. fileee wird die Rechte der Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzbestimmungen ohne deren ausdrückliche Zustimmung nicht einschränken. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzbestimmungen ist unter www.fileee.com abrufbar. Sollten die Änderungen wesentlich sein, werden wir für eine ausführlichere Benachrichtigung sorgen. Für einige Services werden auch E-Mail-Benachrichtigungen über die Änderungen der Datenschutzbestimmungen an die von Dir bei der Registrierung hinterlegte oder ggf. zu einem späteren Zeitpunkt in den Einstellungen Ihres Nutzerkontos geänderte E-Mail-Adresse verschickt.