Datenschutzbestimmungen

Wie fileee Informationen sammelt und verwendet

1) Nutzung der Website fileee.com

Wenn Sie über einen Browser, eine Anwendung oder eine sonstige Client-Software dieses Internetangebot von fileee oder auch auf fileee-Services zugreifen, werden für die Zeit des Kommunikationsvorgangs Daten durch die fileee GmbH, Windthorststraße 68, 48143 Münster (im Folgenden: fileee) automatisch gespeichert und verarbeitet. Diese Serverprotokolle können folgende Informationen enthalten: Webanfrage, Interaktion mit einem Service, IP-Adresse (Internet Protocol Adresse), den Browsertyp, die Sprache des Browsers, Datum und Zeitpunkt der Anfrage sowie ein oder mehrere Cookies, die den Browser des Nutzers oder das Nutzer-Konto eindeutig identifizieren. Nach Beendigung des Kommunikationsvorgangs wird die IP-Adresse anonymisiert. Die anonymisierten Daten werden für statistische Zwecke ausgewertet.

fileee verwendet hierzu den Webanalysdienst Google Analytics, der mittels sog. „Cookies“ – kleiner Textdateien, die auf dem Computer des Nutzers von www.fileee.com gespeichert werden – die Benutzung von www.fileee.com auswertet (z.B. durch Reports). Dies dient ausschließlich der Analyse der Angebote von fileee und soll fileee helfen, die Gestaltung der Website und die Angebote laufend zu verbessern.

Die so erzeugten Informationen werden regelmäßig an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Da für www.fileee.com eine Anonymisierung der IP-Informationen aktiviert ist, wird die IP-Adresse von Google zuvor innerhalb der EU bzw. in einem Mitgliedsstaat des Abkommens zum Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur ausnahmsweise wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und erst dort gekürzt. Eine Zusammenführung der so erhobenen Daten mit anderen personenbezogenen Daten, welche Google speichert, findet nicht statt.

Die Speicherung von Cookies kann jederzeit durch entsprechende Einstellungen in der Browser-Software (z.B. MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc.) verhindert werden. In diesem Falle kann es jedoch sein, dass nicht alle Funktionen von www.fileee.com in vollem Umfang zur Verfügung stehen.

Unabhängig davon können Nutzer von www.fileee.com der Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten durch Google im oben beschriebenen Umfang jederzeit widersprechen, bzw. die Erhebung, Speicherung und Nutzung verhindern.

Dies ist zum einen möglich durch Installation eines sog. Plug-Ins, das unter dem Link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=deheruntergeladen werden kann. Zum anderen können Sie wie oben beschrieben ihren Browser so konfigurieren, das ein Cookie niemals gespeichert wird.

Weitere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz von Google Analytics sind unter den folgenden Links abrufbar:http://www.google.com/analytics/terms/de.html, bzw. https://www.google.de/intl/de/policies/.

Weitere personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse usw.) werden bei der Nutzung von www.fileee.com nur übermittelt, wenn der Nutzer sie selbst ausdrücklich und wissentlich für bestimmte Zwecke bereitstellt (z.B. durch Nutzung eines Kontaktformulars). Wenn Nutzer eine E-Mail oder eine sonstige Mitteilung an fileee senden, kann diese Mitteilung gespeichert werden, um die Anfragen zu verarbeiten, Fragen zu beantworten und die Services von fileee zu verbessern. Insgesamt gilt: Personenbezogene Daten werden von fileee nur verarbeitet, gespeichert oder weitergeleitet, wenn und soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine ausdrückliche Einwilligung durch den Nutzer erteilt worden ist.

Aktive Elemente auf HTML-Seiten (JavaScript, ActiveX, usw.) werden grundsätzlich nur eingesetzt, wenn der Nutzer diese entsprechend aktiviert hat. Soweit solche Elemente aktiviert sind, werden diese von fileee ausschließlich zu dem Zweck genutzt und die so erhobenen Daten ausgewertet, um die Seite www.fileee.com einfacher bedienbar zu machen, Effekte darzustellen und feinere Nutzerdaten zu erhalten, z.B. Informationen wie Bildschirmauflösung, Browserversion, welche Seiten am meisten angeschaut worden sind etc..

2) Nutzung der mobilen fileee-Applikationen

Außer über die Webseite www.fileee.com können Sie die Services von fileee auch über mobile Applikationen in Anspruch nehmen. Diese werden in den entsprechenden Shops und Downloadportalen für iOS- bzw. Android-Systeme angeboten.

Personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse usw.) werden bei der Nutzung dieser Applikationen nur übermittelt, wenn der Nutzer sie selbst ausdrücklich und wissentlich für bestimmte Zwecke bereitstellt (z.B. durch Nutzung eines Kontaktformulars). Wenn Nutzer eine E-Mail oder eine sonstige Mitteilung über die entsprechende Funktion der mobilen Applikation an fileee senden, kann diese Mitteilung gespeichert werden, um die Anfragen zu verarbeiten, Fragen zu beantworten und die Services von fileee zu verbessern. Insgesamt gilt: Personenbezogene Daten werden von fileee nur verarbeitet, gespeichert oder weitergeleitet, wenn und soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine ausdrückliche Einwilligung durch den Nutzer erteilt worden ist.

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass durch die Nutzung mobiler Applikationen gemäß den Datenschutz-Bestimmungen der jeweiligen Download-Plattform (iOS/Android) möglicherweise personenbezogene Daten an deren Hersteller (Apple Inc./Google Inc.) übermittelt werden. Auf die Übermittlung dieser personenbezogenen Daten und deren Verwendung durch die Hersteller der Download-Plattformen hat fileee keinen Einfluss. Dieser Hinweis erfolgt daher nur zu Ihrer Information.

Wir weisen ferner darauf hin, dass die Nutzung von mobilen Endgeräten nach den Vorschriften des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in dem dort bestimmten Umfang Gegenstand von Speicherungen durch den Diensteanbieter und Auskunftsersuchen der Sicherheitsbehörden sein kann.

3) Registrierung

Auf der Website www.fileee.com können Nutzerkonten erstellt werden, um die Services von fileee in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie ein fileee-Konto erstellen, müssen die in dem Anmeldeformular vorgesehenen Felder korrekt ausgefüllt werden. Die auf diese Weise erhobenen personenbezogenen Daten werden von fileee ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Nutzungsvertrags über die Services von fileee genutzt.

Außerdem besteht die Möglichkeit, im Einzelnen näher bestimmte weitere Informationen anzugeben, die fileee verwenden kann, um den fileee-Nutzern ggf. einen besseren Service anbieten zu können. Diese Informationen werden freiwillig erteilt und sind jederzeit transparent. Selbstverständlich können Nutzer damit auch jederzeit entscheiden, wie viel sie zur Verbesserung der Dienstleistung beitragen möchten.

Insbesondere werden Passwörter des Nutzers von fileee niemals automatisch gespeichert, sondern nur auf Ihren Wunsch und mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Werden nachträglich Informationen aus dem Nutzerprofil entfernt, werden die bislang hierzu erhobenen Daten unverzüglich gelöscht.

4) Nutzung der Services von fileee

Das Prinzip von fileee ist eine neue Art der Dokumentenverwaltung. Mit fileee können Sie Ihre Dokumente digital an einem zentralen Ort archivieren, organisieren und von überall darauf zugreifen.

fileee ermöglicht es, die Dokumente zu strukturieren, und erkennt alle wichtigen Informationen. Mithilfe von fileee lassen sich Dokumente dank intelligenter Organisations- und Suchfunktionen einfach und schnell finden. Durch die Synchronisierung können Nutzer mit allen angeschlossenen Geräten auf Ihre Dokumente und Informationen zugreifen und damit arbeiten.

Im Rahmen der Dokumentenspeicherung und -analyse verarbeitet fileee auch personenbezogene Daten. Sofern die an fileee übertragenen Dokumente personenbezogene Daten Dritter enthalten, ist der Nutzer dafür verantwortlich die entsprechenden Einwilligungen einzuholen, bzw. personenbezogene Daten nur dann zu übermitteln, wenn ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand hierfür vorliegt.

Wenn Nutzer der fileee-Services eine SMS aus einem der Service-Tools mit SMS-Funktion erhalten oder eine SMS an einen dieser Services senden, werden Daten im Zusammenhang mit diesen Nachrichten von fileee erhoben und gespeichert. Hierzu gehören die Telefonnummer, der mit der Telefonnummer verbundene Mobilfunkbetreiber, der Inhalt der Nachricht sowie das Datum und die Uhrzeit der Transaktion. Die Kommunikations-Daten werden von fileee lediglich für die Abwicklung der konkreten Anfrage genutzt und danach gelöscht. Die Nutzer-Daten selbst (also vor allem die Telefonnummer) bleiben für die weitere Durchführung des Nutzungsvertrags gespeichert.

Die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse kann von fileee verwendet werden, um Ihnen Mitteilungen über unsere Services zu senden. Diese Möglichkeit besteht jedoch nur im Rahmen der Durchführung des Nutzungsvertrags selbst. Darüber hinausgehende Informationen zu weiteren Services von fileee werden dem Nutzer nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung von fileee übersandt.

5) Datenschutzerklärung für die Nutzung von Mixpanel

Die fileee-Webapp und auch die mobilen fileee-Versionen für iOS und Android nutzen den Dienst „Mixpanel“ der Mixpanel Inc. Mit Mixpanel ist es möglich, bestimmte Aktivitäten der Nutzer (z.B. Das Scannen oder Archivieren von Dokumenten) nachzuvollziehen. Aufgezeichnet werden dabei lediglich die Nutzungsvorgänge an sich – personenbezogene Daten werden auf diese Weise nicht von uns erhoben. Die so gewonnenen Informationen über das Nutzungsverhalten innerhalb der fileee-Applikationen nutzen wir, um die Angebote von fileee weiter zu verbessern. Die Datenschutzerklärung von Mixpanel ist unter folgendem Link abrufbar: https://mixpanel.com/privacy/.

6) Datenschutzerklärung für die Nutzung von Adjust

Die mobilen fileee-Versionen für iOS und Android nutzen „adjust.io“ – ein Tool zur Auswertung und Analyse des Nutzungsverhaltens der fileee-Nutzer, das von der Adjust GmbH stammt. adjust.io liefert beim Starten der App Informationen zu deren installation und zeichnet außerdem weitere sogenannte Event-Daten auf (z.B. Scannen oder Archivieren von Dokumenten). Die so gewonnenen Informationen werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und sollen uns helfen besser zu verstehen, wie Nutzer die mobilen Applikationen von fileee tatsächlich verwenden und welche Effekte Mobile Ad Kampagnen haben. Mit dieser Hilfe wollen wir die Angebote von fileee weiter verbessern. Für die Analysen durch adjust.io werden personenbezogene Daten (nämlich IDFA oder Android-ID, IP- und MAC-Adresse des mobilen Geräts, auf dem die mobile fileee-App installiert ist) nur in anonymisierter Form verarbeitet. Eine Identifikation des einzelnen fileee–Nutzers ist so ausgeschlossen.

7) Nutzung der Scan-Services von fileee

Beauftragen Sie fileee mit der Digitalisierung von Dokumenten, wird fileee die in Papierform übersandten Dokumente einscannen und Ihnen über Ihren fileee-Account zugänglich machen. Für die digitalisierten Daten gelten die Datenschutzhinweise unter Ziffer 4 entsprechend.

Nach dem Scannen werden die von Ihnen übersandten Dokumente nach vorheriger Abstimmungvon fileee entweder zurückgeschickt oder vernichtet.

Für den Rückversand wird fileee den regulären Postweg wählen, sofern nicht eine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Die Dokumentenvernichtung wird gemäß den Vorgaben der DIN 32757 und mindestens nach Sicherheitsstufe 2 erfolgen.

9) Änderungen an diesen Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzbestimmungen können von Zeit zu Zeit geändert werden. fileee wird die Rechte der Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzbestimmungen ohne deren ausdrückliche Zustimmung nicht einschränken. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzbestimmungen ist unter www.fileee.com abrufbar. Sollten die Änderungen wesentlich sein, werden wir für eine ausführlichere Benachrichtigung sorgen. Für einige Services werden auch E-Mail-Benachrichtigungen über die Änderungen der Datenschutzbestimmungen an die von Ihnen bei der Registrierung hinterlegte oder ggf. zu einem späteren Zeitpunkt in den Einstellungen Ihres Nutzerkontos geänderte E-Mail-Adresse verschickt.