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Neues Jahr, neues Glück – Tipps & Tricks für mehr Ordnung

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Neujahrsvorsätze – Wir hören es überall und das Erstaunliche ist, wir haben fast alle das Gleiche vor: “Produktiver und organisierter sein!”, “Mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben haben!”, “Weg mit dem Papierkram.” Hier unsere ultimativen Tipps und Tricks, die Euch ein motiviertes, organisiertes und befreites 2020 ermöglichen.
Das ist sozusagen Euer Motivation-Boost, um Euren Papierkram nun endlich anzugehen:

Trick 1: Inbox Zero – das Grundgerüst

Aller Anfang ist schwer. Zunächst braucht ihr ein Grundgerüst. Steffen, bei fileee für den Bereich Business Development zuständig, entgegnet jeglichen Papierkram mit “Inbox Zero”. Sein Tipp für Euch: “Egal ob bei Mails (privat und Arbeit), Slack oder auch Messengern: Alles was nicht sofort erledigt werden kann (> 2min Arbeit), wird ein To-Do. Wirklich wichtige Dinge werden direkt terminiert (heute, morgen, in dieser Woche). Alles andere rutscht ins Backlog oder wird archiviert (z.B. um Artikel, Webseiten, etc. irgendwann später zu lesen oder einfach wiederzufinden).”
Super Tools, die sich fürs Private sowie den Arbeitsalltag eignen, haben wir in einem anderen Blog-Beitrag schon für Euch zusammengefasst.
fileee approved!

Trick 2: Planung ist das halbe Leben – nicht

Unser Credo ist ja, Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben. Damit man vor lauter Zettelwirrwarr und Aufgaben auch nicht zu viel Zeit verliert, empfiehlt unser Team sich in kleinen Dosen diesen unangenehmen Angelegenheiten zu widmen. Unser Gründer und CTO Arne macht jeden morgen eine grobe Tagesplanung, CEO und ebenfalls Gründer Marius macht lieber eine gründliche Wochenplanung jeden Sonntag oder Montag. Unser Steffen blockt sich hingegen täglich 15 Minuten fürs Housekeeping: Rechnungen überweisen, Mails lesen, etc.
So oder so: Nehmt Euch regelmäßig kurz(!) Zeit, um Euch einen Überblick zu verschaffen, zu Planen oder Kleinigkeiten zu erledigen, damit der Berg am Ende nicht so groß ist.

Trick 3: Delegieren – Macht der Technik nutzen

Es hört sich nicht nur einfach an, sondern ist es auch. Egal ob Ihr Team “Smartphone” oder Team “Browser” seid – fileee ermöglicht Euch eine unkomplizierte und kostenlose Anmeldung. Einfach E-Mail-Adresse eingeben und in wenigen Schritten einen Account erstellen. Mit den 1000 kostenlosen Startdokumenten, habt Ihr den großen Berg direkt erledigt und könnt dem restlichen Jahr nun gelassen entgegen blicken. Von nun an digitalisiert ihr einfach nach und nach alle Dokumente, die Euch erreichen. So müsst Ihr nie wieder Ordner neu sortieren, Dokumente stundenlang suchen und an Eurem Papierkram verzweifeln.
PS: Mit fileee Premium bekommt Ihr zu Beginn 2000 Startdokumente und im Professional-Abo direkt 4000.

Trick 17: Tagging – Der Diamant unter den Features

Während Ihr Euren Papierkram digitalisiert, habt ihr die Möglichkeit Eure Dokumente zu kategorisieren. Ihr könnt sie unter anderem als Rechnung, Vertrag, Kontoauszug, Kassenzettel oder z.B. auch als reine Information abspeichern. Fällt Euer Dokument darüber hinaus in einen besonderen Bereich, hilft Euch das Tagging weiter. Taggt Ihr beispielsweise alle Steuerdokumente mit dem Begriff “Steuer 2020” findet Ihr durch die Volltextsuche alle Dokumente auf einen Schlag wieder. Für Gründer und CPO Eike ist “Kategorisieren und Tagging das A und O.” Er vermeidet Tags wie “Rechnung” oder “Vertrag”, da es dafür eigene Dokumenttypen gibt. Dadurch bleibt das System schlank.

Trick 5: Die Suchfunktion – schneller suchen, schneller finden

Wir haben unser Team befragt und wir alle finden die meisten Dokumente am einfachsten per Volltextsuche. Für spezielle Kategorien nutzt Marius zum Beispiel ebenfalls Tags wie “Steuer2019”, “Steuer2020”, “Reisekosten”. Zusätzlich nutzt er auch noch einen Shared Space mit der Familie. Auf der Arbeit nutzt Arne auch einen Shared Space mit den Teammitgliedern.
Falls Ihr wichtige Dokumente habt, schmeißt sie auf keinen Fall weg oder lasst sie auf Eurem Schreibtisch liegen. Legt sie in Eurer fileeeBox ab und tragt es in die App ein. Die App verrät Euch dann, wo Ihr sie abgelegt habt und verhindert stundenlanges Suchen.

Trick 6: Ein Ort für alles – verbinden, was zusammen gehört

Damit ihr auch wirklich alles an einem Ort habt, empfehlen wir direkt alle Dienste zu verknüpfen, bei denen Ihr ein hohes Dokumentenaufkommen habt. Dazu gehören E-Mail-Accounts und Dienste wie Dropscan, Dropbox, GoogleDrive, Invoicefetcher, Lexoffice, OneDrive, box, beeline solutions oder WebDAV. Bald kommen noch mehr Dienste dazu. Ihr habt einen Wunsch? Teilt ihn uns im fileee Wunschforum mit oder votet für Eure Musthave-Integration. Einmal integriert, werden Eure Dokumente dann automatisch importiert.

Trick 7: You can do it with fileee

Jetzt wo Ihr Euch registriert habt, könnt Ihr Eurem Papierchaos ein Ende setzen. Scannt alle Dokumente über die App ein und sortiert sie digital auf Eurem Smartphone oder im Browser. Unser Support steht Euch auch immer zur Seite, sollten mal Probleme auftauchen. Keine Nummer, aber hier unsere Mail-Adresse gegen Kummer: support@fileee.com

Ob gerade erst dabei:

“Ich verwende fileee erst seit kurzem. Ich habe eine App gesucht um meine Papiere und der meiner Familie in eine kompakte und sichere App zu archivieren. Da wir sehr viele Papiere haben und auch erst umgezogen sind, habe ich jetzt die Gelegenheit ihre App richtig zu nutzen. Ich würde mich sehr darüber freuen nach langer Zeit die richtige App dafür gefunden zu haben. Der erste Eindruck hat mich schon erst einmal überzeugt.” – aus der fileee Jahresumfrage 2019

oder schon alteingesessener User:

“Nutze fileee schon lange und find euch super!” aus der fileee Jahresumfrage 2019

Wir freuen uns, dass Ihr dabei seid. Also lasst es uns anpacken! Die Vorsätze aus 2019, die wir 2018 gemacht haben, weil sie 2017 nicht geklappt haben… schmeißen wir sie über Board und packen jetzt das an, was wirklich wichtig ist. Wir drücken Euch die Daumen und gehen den Weg mit Euch!

Ihr habt noch Lust ein fileeeBox-Set oder ein Jahr fileee Premium for free zu gewinnen? Dann macht gerne noch bei unserer Jahresumfrage 2019 mit. Bis zum 26.01.2020 könnt Ihr noch teilnehmen und uns Eure Meinung sagen. Die Umfrage ist jetzt geschlossen. Vielen Dank für Eure Meinung!

Viel Erfolg! You can do it!

#teamfileee