Wenn Du Deine Dokumente digital verwaltest, willst Du natürlich weiterhin den Überblick behalten und Deine Unterlagen sortieren. Hier kommen Tags ins Spiel. Die Tags sind die Ordner, Post-ITs, Registerkarten bzw. Karteireiter der digitalen Welt, nur noch viel mächtiger.
Wie war das früher nochmal mit der Ordnung im Leitz-Ordner? - Genau, alle Versicherungsunterlagen werden unter dem Reiter “Versicherungen” abgeheftet, die Kontoauszüge unter “Finanzen” und die Handwerkerrechnung unter “Ausgaben”. Was auf den ersten Blick ganz praktisch aussieht, ignoriert aber die Realität. Dass 1 Dokument immer nur zu einem Bereich gehört, stellt sich spätestens dann als falsch raus, wenn die Steuererklärung ansteht. Hier werden nämlich viele Dokumente benötigt, die klassischerweise alle unter verschiedenen Registern zu finden wären.
Hier zeigt sich die Mächtigkeit der Tags. Im Gegensatz zu klassischen Registern lassen sich einem Dokument mehrere Tags zuweisen. Ich kann die Tags einerseits dazu nutzen, um die Dokumente verschiedenen Lebensbereichen zuzuordnen, andererseits kann ich aber direkt dokumentenbezogene Aufgaben organisieren. Alle Dokumente, die ich für meine Steuererklärung brauche, bekommen z.B. nicht nur den Tag “Versicherung” oder “Finanzen”, sondern auch “Steuer 2018”. Mit Tags kann ich so meine persönliche Organisationsstruktur aufbauen und werde der Papierkram-Realität gerecht.
Sind die Dokumente erstmal mit Tags versehen, kann ich gezielt danach suchen oder meine Dokumente nach Tags filtern. Bei der Suche nach “Steuer 2017” werden mir dann alle Dokumente angezeigt, die ich für die Steuererklärung brauche und ich muss nicht Stunden damit verbringen, die Unterlagen überhaupt erst zusammenzusuchen.
