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Scan2Mail mit fileeee nutzen

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Wenn Du fileee und die fileeeBox benutzt, ist das kein Grund Deinen Scanner wegzuschmeißen. Viele neue Scanner oder Multifunktionsgeräte besitzen eine Scan-to-Mail (Scan2Mail) Funktion, bei der Du eine oder mehrere Mailadressen einrichten kannst. An diese sendet Dein Scanner die erstellten Scans automatisch. Natürlich kannst Du Dir die Scans gleich an Deinen fileee Account schicken lassen. Dazu verwendest Du am besten Deine persönliche fileee E-Mail-Adresse.

 

Dokumente Hochladen und Taggen

Hast Du Deine persönliche fileee E-Mail-Adresse über die Scan2Mail-Funktion Deines Scanners eingerichtet, werden automatisch alle Scans in Deinen fileee-Account importiert. Zudem kannst Du Anhänge über den Betreff der E-Mail direkt taggen. Schreibst Du in den Betreff zum Beispiel #Steuer, wird dem Dokument der Tag Steuer hinzugefügt. Dies funktioniert nur mit Tags, die Du bereits in der fileee App erstellt hast.

 

Dokumente einer fileeeBox zuordnen

Ein hohes Scanaufkommen lässt sich mit einem Scanner natürlich viel einfacher bewältigen als mit dem Smartphone. Trotzdem musst Du hierbei nicht auf den Archivierungsvorteil der fileeeBox verzichten. Auch hier funktioniert die Zuordnung über den Betreff der E-Mail. Mit dem Begriff @box1 wird das Dokument automatisch Deiner ersten Box zugeordnet.

Bei einigen Scannern kann man den Betreff der E-Mails auch vorkonfigurieren, sodass Deine Tags und Deine Box automatisch ausgewählt sind.

 

Leite auf Dropbox hochgeladene Dateien automatisch in dein fileee Konto weiter 

Du kannst automatisch alle Dokumente, die in einen bestimmten Dropbox-Ordner hochgeladen wurden, mit Hilfe Deiner persönlichen fileee E-Mail-Adresse in Dein fileee Konto aufnehmen.

Folgend eine Schritt für Schritt Anleitung, wie du Dies mit Hilfe eines Dienstes wie Zapier erreichen kannst: 

  • Gehe zu zapier.com und erstelle Dir ein kostenloses Konto 
  • Sobald Du angemeldet bist, navigiere zu Deinem „Dashboard“ und verbinde die „Dropbox“-Anwendung mit „Email by Zapier“. 
  • Wähle die Aktionen „New File in Folder“ (Neue Datei im Ordner) und „Send Outbound Email” (Ausgehende E-Mail senden) aus und klicke auf die Schaltfläche „Try it” (Ausprobieren)

Dropbox einrichten

  • Füge Dein Dropbox Konto hinzu und klicke auf “Continue” (Weiter)
  • Gib den Ordner an, aus dem die Dateien in Dein fileee Konto exportiert werden sollen, und klicke auf “Continue” (Weiter)  
  • Jetzt kannst Du Deinen Trigger testen, indem Du eine Datei in den angegebenen Ordner einfügst und den Test startest. (Test trigger) Wenn alles korrekt ist, solltest Du Deine hinzugefügte Datei hier sehen. Klicke auf “Continue” (Weiter). 

Email von Zapier einrichten

  • Das Ereignis „Send Outbound Email” (Ausgehende E-Mail senden)“ sollte standardmäßig ausgewählt sein. Wenn nicht, wähle es aus und klicke auf “Continue” (Weiter). 
  • Hier siehst Du eine Liste von Textfeldern zum Anpassen der ausgehenden E-Mail. Wir werden nur die wesentlichen Felder für die Verwendung der fileee Scan2Mail-Funktion behandeln. Natürlich kannst Du auch in den anderen Feldern weitere Informationen hinzufügen.
    • To (An): Hier solltest Du Deine persönliche fileee E-Mail-Adresse eingeben
    • Subject (Betreff): Hier kannst du Tags einfügen und / oder die Dateien einer bestimmten fileeeBox zuweisen
    • Body (Inhalt): Hier musst Du einen Text einfügen. Dieser Text wird als Inhalt für die E-Mail verwendet, hat jedoch keinen Einfluss auf die Scan2Mail-Funktion.
    • Attachment (Anhang): Hier musst Du „File“ (Datei) auswählen, da die hinzugefügte Datei zu Deinem Dropbox-Ordner weitergeleitet werden soll
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  • Klicke auf “Continue” (Weiter)
  • Jetzt kannst Du entweder auf „Test & Continue“ (Testen & Weiter) klicken, um eine erste E-Mail von Zapier zu erhalten, oder auf „Skip test” (Test überspringen).
  • Als letzten Schritt musst Du nur den sogenannten „Zap“ aktivieren, indem Du auf „Turn on Zap” (Zap aktivieren) klickst, und schon bist Du fertig. Gut gemacht!

Bitte beachte, dass die Weiterleitung der E-Mail einige Minuten dauern kann. Sei also nicht irritiert, wenn Du das neue Verhalten testest und nicht sofort eine E-Mail erhältst.

Wenn Du weiterhin Bedenken, Probleme oder Fragen haben solltest, wende Dich bitte jederzeit direkt an unseren Support unter support@fileee.com

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