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Dokumente Gemeinsam verwalten - ein neues Feature ist im Anflug

Mar 17, 2017
4
min

Viele von Euch haben sich gewünscht, dass Ihr Dokumente gemeinsam verwalten könnt. Der letzte Bestellschein soll einfach für alle Kollegen zugänglich sein, die Gehaltsabrechnung des Partners auch in die gemeinsame Steuererklärung mit einfließen, die Stromrechnung auch an Deine Mitbewohner gehen und Dein Steuerberater braucht mehr als nur ein Dokument. Zugleich ist Euch wichtig, dass die Sicherheit auch mit dieser Form der Kollaboration gewährleistet ist. Über all das haben wir uns Gedanken gemacht und haben einen Vorschlag, den wir Euch heute präsentieren. Bislang dient fileee vor allem zum Verwalten der eigenen Dokumente. Dateien werden gescannt, importiert, analysiert und sortiert. Braucht jemand anderes eines Deiner Dokumente, so kannst Du die Datei ganz einfach per Link freigeben.

Ein gemeinsamer Ort für Dokumente

Jetzt entwickelt sich fileee zum gemeinsamen Ort für Dokumente. Unsere Lösung ist die Einführung der Spaces bei fileee. Ein Space ist ein Ort, an dem Du Dokumente mit Familie, Freunden und Kollegen teilen kannst, gemeinsam verwaltest und bearbeitest. Ein Space entsteht, wenn Du ein Dokument mit mehreren Deiner Kontakte teilst. Alle können gemeinsam auf das Dokument zugreifen und können auch selbst Dateien für die Gruppe freigeben. Über die Chatfunktion kannst Du zusammen mit Deinen Freunden und Kollegen über den Inhalt diskutieren.Wenn Du nachträglich noch etwas an dem Dokument veränderst, musst Du das nur einmal tun und alle Gruppen, mit denen das Dokument geteilt ist, können die Änderung sehen. Das bedeutet, wenn Du den Titel Deiner Rechnung nachträglich korrigierst, wird das auch für Deine Gruppen sichtbar. Und wenn einer Deiner Freunde die Rechnung als bezahlt markiert, erscheint dies auch direkt in Deinem Archiv.Das Dokument liegt dabei weiterhin die ganze Zeit in Deinem Archiv. Alle anderen haben nur Zugriffsrechte auf Deine Dateien.Dabei kannst Du individuell festlegen, ob jemand die Dokumente nur lesen oder auch bearbeiten kann. Wenn die Zusammenarbeit beendet wird, haben die anderen Teilnehmer der Gruppe keine Lese- oder Bearbeitungsrechte. Kein anderer hat dann noch Zugriff.

Übersicht fileeeSpaces

fileeeSpaces im Unternehmen

Ein Beispiel für die Anwendung von fileeeSpaces ergibt sich in Deinem Unternehmen. Du nutzt fileee bereits in Deiner Firma mit 12 Mitarbeitern. Täglich kommen Rechnungen, Verträge und E-Mails in der Firma an.Im zentralen fileee professional Account werden die Dokumente gesammelt, gesichtet und dann in Gruppen für die relevanten Mitarbeiter freigegeben. Diese nutzen die Dokumente gemeinsam und beraten sich bequem über die Chat Funktion. Auf diese Weise bekommen alle Mitarbeiter zusammen die relevanten Unterlagen, während sie zeitgleich an einem zentralen Ort gespeichert bleiben.

Ein Ort für die ganze Familie

Viele von Euch haben sich explizit ein Feature für die Familie gewünscht. Mit fileeeSpaces kannst Du jetzt einen Space für die ganze Familie einrichten. Dein Partner und Deine Kinder oder Geschwister können ihre Rechnungen und Verträge für alle freigeben und Du kannst ganz einfach den Überblick über alle Dokumente behalten. Gleichzeitig förderst Du auch die Selbstständigkeit Deiner Kinder, da sie lernen selbst mit ihren Dokumenten umzugehen und sie immer selbst zur Verfügung zu haben. Mit dem automatischen Freigeben über Tags, kannst Du gleichzeitig sicherstellen, dass Du immer alle Informationen erhältst.

Chat Ansicht fileeeSpaces
Ordner Ansicht fileeeSpace

Dem Steuerberater das Leben erleichtern

Ein anderer Anwendungsfall ergibt sich mit Deinem Steuerberater. Du willst nicht mehr jedes Dokument per Post oder E-Mail versenden, sondern würdest viel lieber alles in der App erledigen. Mit fileeeSpaces kannst Du einfach eine Gruppe für Dich und Deinen Steuerberater erstellen und gibst dort alle relevanten Dokumente frei. Dein Steuerberater kann sie durchschauen und bequem kommentieren. Und was passiert mit Deinen Daten wenn Du den Steuerberater wechselst oder Du dich entschließt Deine Steuererklärung doch selbst anzufertigen? Sobald Du die Gruppe schließt, verfallen für alle anderen alle Zugriffsrechte auf Deine Dokumente.

Die WG-Kasse neu erfinden

In unserem letzten Szenario beschäftigen wir uns mit Studenten. Tom wohnt in einer WG mit zwei Mitbewohnern, Miriam und Alex. Alle drei nutzen schon lange fileee, um ihren Papierkram zu sortieren. Die jährliche Stromrechnung ist wieder fällig und kommt per Post zu Tom. Tom scannt die Rechnung ein, archiviert sie und gibt sie für die WG-Gruppe bei fileee frei. Miriam und Alex sehen den Betrag den sie zahlen müssen und schreiben in die Gruppe, dass sie das Geld überwiesen haben. Tom markiert die Rechnung als bezahlt und alle wissen Bescheid. Kurz darauf geht Miriam einkaufen. Sie besorgt Klopapier, Spülmittel und einen neuen Duschvorhang fürs Bad. Gleichzeitig geht Alex für das wöchentliche WG-Kochen einkaufen. Direkt an der Kasse scannen sie den Beleg ein und laden sie in den Space. Am Ende des Monats setzen sich alle drei zusammen, gehen die Belege durch und rechnen ab.

Settings fileeeSpaces

Deine fileeeSpaces

Mit fileeeSpaces kannst Du Informationen einfach und übersichtlich einer definierten Gruppe zukommen lassen und auch erhalten. Deine Daten bleiben dabei immer bei Dir. fileeeSpaces ist der nächste Schritt, um Deinen Papierkram zu beenden. Denn wie oft brauchen wir ein Dokument wirklich nur für uns? In welchen Situationen werdet ihr die fileeeSpaces nutzen? Lasst uns hier, bei Facebook, Twitter oder per E-Mail wissen, was ihr von dem neuen Feature haltet, welche Informationen ihr noch braucht und stimmt ab, wie Ihr die fileeeSpaces nutzen würdet!

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Author
Tobias Emmerich

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