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Dein Studium – Dein Papierkram

Sep 30, 2015
5
min

5 Tipps, wie Du den Überblick über Deinen Papierkram im Studienalltag behältst:

Der Start ins Studium bringt gleichzeitig eine Reihe von Veränderungen mit sich – eine neue Stadt, viele neue Leute, ein völlig neuer Alltag. Schließt Dein Studium nahtlos an Dein Abitur an, bist Du zudem das erste Mal für Deine Angelegenheiten ganz allein verantwortlich – auch für Deinen Papierkram. Wenn Du zum Studieren in eine andere Stadt ziehst, kommen erst einmal lauter organisatorische Aufgaben auf Dich zu, die wiederum eine Menge Papierkram zur Folge haben: das Abschließen eines Mietvertrags, ein Großeinkauf bei IKEA oder der Einschreibeprozess bei der Uni. Vielleicht steht für Dich auch ein Antrag auf BAföG an. In diesem Fall müssen alle relevanten Dokumente über die Distanz zwischen Dir und Deinen Eltern ausgetauscht werden. Das kann schnell in ein Papierchaos ausarten, das viel Zeit und Nerven kostet.

Mit fileee kannst Du alle Unterlagen übersichtlich archivieren, von überall und allen Endgeräten aus abrufen und mit anderen teilen. Wir zeigen Dir, wie Du Deinen Papierkram effizienter handhabst!

Digital ist besser

Laut statistischem Bundesamt wenden Studenten für ihren BAföG-Erstantrag im Schnitt sechs Stunden auf. Dabei ist es am zeitaufwändigsten, die Daten und Nachweise für die verschiedenen Formulare zu beschaffen. Viel Zeit geht auch bei der Suche nach Informationen, wie Deadlines, Kundennummern oder Adressen verloren. Im Zeitalter der Digitalisierung kannst Du diese Unannehmlichkeiten vermeiden. fileee kann Dir dabei helfen, denn gerade zu Beginn Deines Studiums hast Du eigentlich schon genug um die Ohren. Wir raten Dir:

1. Starte digital ins Studium

Einige Dokumente erhältst Du bereits digital, wie zum Beispiel Rechnungen vom Onlineshopping oder Deine Immatrikulationsbescheinigung. Mittlerweile stellen auch fast alle Professoren und Dozenten ihren Studierenden Skripte, relevante Seminarunterlagen und Reader digital zur Verfügung. Werden Dir die Unterlagen per Mail geschickt, kann fileee die Dateien automatisch importieren und speichern. Somit kannst Du auf all Deine notwendigen Unterlagen von jedem Endgerät aus zugreifen: Vom Laptop aus in der Vorlesung, oder über das Tablet im Zug auf dem Weg zu Deinen Eltern. Zudem entfallen lästige Drucker – und Papierkosten und Du handelst ganz im Sinne der Umwelt.Trotzdem erreichen Dich viele Dokumente noch in analoger Form, die mit den von Dir angesammelten Rechnungen, Zeugnissen und anderen persönlichen Unterlagen ganze Aktenordner füllen können. Scanne Deine Papiere ein und speichere sie als PDF zusammen mit Deinen digitalen Dokumenten. So hast Du alle Unterlagen an einem Ort und kannst auf den ersten Blick sehen, welche Dokumente Dir vorliegen. Du ersparst Dir damit die umständliche Suche in verschiedenen Aufbewahrungssystemen. Außerdem hast Du dann bereits von allem eine Kopie und bist für den Fall eines Verlusts bestens gerüstet.

2. Ermögliche Dir jederzeit Zugriff

Unabhängig davon, welche Sicherheitsstandards Du favorisierst und wie Deine technische Ausstattung ist, Du solltest eine Möglichkeit finden, wie Du von überall und jederzeit auf Deine digitalen Dokumente zugreifen kannst. Sind Deine Dokumente bei fileee hochgeladen, hast Du über Dein Smartphone oder Tablet immer Zugriff darauf. Auf diese Weise kannst Du schnell reagieren, wenn Du spontan Unterlagen für eine Bewerbung oder einen Antrag weiterleiten musst.

Dass wir bei fileee Deine sensiblen Daten sicher und mit größter Vorsicht behandeln, kannst Du hier nachlesen. Unsere neue Verschlüsselung schützt Deine Dokumente zusätzlich.

3. Bring Ordnung in Deine Dokumente

Über die Jahre hat sich sicher auch bei Dir einiges an Unterlagen angesammelt: Schulzeugnisse, Bescheinigungen, Kaufbelege…Bei so vielen Dokumenten entsteht schnell Chaos – aber das muss nicht sein! Damit Du ein bestimmtes Schriftstück ganz schnell wieder findest, benenne Deine Dokumente mit sinnvollen Tags, wie „Uni“, “Vertrag”, “Handy”, dem Datum oder dem Anbieternamen. Zusätzlich macht es Sinn, Ordner anzulegen, in denen Du die jeweiligen Unterlagen zu bestimmten Themen oder Schlagworten sammelst. Das erspart dir eine mühsame Suche!

4. Tausche Unterlagen digital aus

Dort, wo es möglich ist, solltest Du Deine Unterlagen digital einreichen. Vielen Krankenkassen und manchen Behörden reicht mittlerweile ein Scan des Originals aus. Erkundige Dich einfach bei den jeweiligen Stellen, ob Du das Dokument auch als PDF per Mail schicken kannst. Deine Eltern brauchen eine Studienbescheinigung für das Kindergeld? Das BAföG-Amt fragt nach der nächsten Immatrikulationsbescheinigung? Wenn Du digitale Dokumente innerhalb der fileeeApp per Mail oder per freigegebenen Cloud-Link teilst, geht das viel günstiger und schneller als mit einem Brief. Damit beschleunigst Du Deine Anträge um ein Vielfaches.

5. Erstelle Vorlagen

Für Deine Bewerbungen, für eine Vollmacht und auch für die Elternbürgschaft für den Vermieter solltest Du Dir Vorlagen besorgen oder Dir erstellen. Die speziellen Daten kannst Du für die einzelnen Fälle immer wieder neu eintragen.

Wir haben Dein Interesse für die digitale Dokumentenverwaltung geweckt? Du suchst einen Weg, wie Du noch effizienter mit Deinen Papieren umgehen kannst? Probier doch mal fileee aus! Mit unserer App kannst Du Deine Dokumente sicher und dauerhaft archivieren. So hast Du alle Dokumente immer griffbereit und hast eine Sorge weniger.

Author
Tobias Emmerich

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