fileeeDIY +

In dem fileeeDIY-Paket befindet sich eine Anleitung sowie die Materialien (Barcode, Farbskala, QR-Code) um eine Box oder einen Aktenordner zu erstellen. Daneben wird also noch ein (Schuh)Karton oder Aktenordner, sowie Schere und Kleber benötigt. Außerdem befindet sich auf der Anleitung ein QR-Code zu Video-Tutorials für sowohl die Box als auch den Ordner.

Von Anleitung und Materialien her sind beide Pakete gleich. Bei DIY+ gibt es zusätzlich ein Volumen von einmalig 150 Dokumenten, die unabhängig zum monatlichen Kontingent Deines Plans (15 bei FREE, 200 bei PREMIUM etc.) gescannt werden können.

Mit fileeeDIY bekommst Du Anleitung und Druckunterlagen, um eine eigene Box oder einen Ordner zu erstellen. Das Ergebnis funktioniert im Grundsatz wie eine fileeeBox selbst. Du kannst Dokumente scannen, die Originale in der Box aufbewahren und bei Bedarf zeigt Dir die fileee-App wo sich das Dokument befindet.
Im Unterschied zu fileeeDIY ist eine fileeeBox fertig zusammengebaut und kann bei Bedarf mit Scanaufsatz erworben werden. Zudem werden alle Dokumente, die mit der gekauften fileeeBox gescannt werden, nicht auf das monatliche Kontingent Deines Accounts angerechnet (600 Dokumente pro Box). Diese Funktion gibt es bei fileeeDIY nicht. Bei fileeeDIY+ gibt es jedoch ein zusätzliches Kontingent von 150 Dokumenten, die gescannt werden können und nicht auf das monatliche Volumen angerechnet werden.

Die Dokumente werden verschlüsselt in der Cloud gespeichert. Unsere Server und damit auch eure Dokumente und Daten sind durch das strengere deutsche Datenschutzgesetz geschützt. Niemand außer Dir hat Zugriff auf Deine Dokumente, auch wir als fileee GmbH dürfen nicht auf Deine Dokumente zugreifen. Mehr Infos unter Sicherheit.

Die fileee App merkt sich für jedes eingescannte Dokument, in welcher Box und auf welcher Höhe innerhalb der Box sich das Dokument befindet und zeigt Dir dies entsprechend in der App an. Nachdem man ein Dokument aus der Box genommen hat, kann es anschließend entweder an die selbe Stelle oder, nach entfernen und erneutem hinzufügen, einfach wieder an die oberste Stelle gelegt werden.

Mit Hilfe des Aufsatzes kann man qualitativ hochwertige Scans erzeugen, da das Smartphone ruhig aufliegt und die in den Aufsatz integrierten LEDs das Dokument perfekt ausleuchten. Außerdem befindet sich im Aufsatz ein NFC Chip, der die fileee App automatisch im Scanmodus startet. Wer dennoch lieber manuell scannen oder einen handelsüblichen Scanner verwenden möchte, kann dies ebenfalls tun.

Wenn Dein Scanner eine Scan2Mail-Funktion hat, kannst Du diese nutzen um die Dokumente direkt einer fileeeBox zuzuordnen.
E-Mails, die an die eigene fileee E-Mail Adresse weitergeleitet werden, werden automatisch in den fileee Account übertragen. Über den Betreff der E-Mail könnt ihr die Dokumente direkt taggen und einer fileeeBox zuweisen. Schreibt ihr in den Betreff zum Beispiel #Steuer, wird dem Dokument der Tag "Steuer" zugefügt. Mit dem Begriff @box1 wird das Dokument automatisch eurer ersten Box zugeordnet. Diese Funktion ist für alle Nutzer verfügbar.

Dein fileeeDIY+ kommt mit 150 extra Dokumenten. Diese Dokumente sind fileeeBox-inklusiv und werden nicht auf das reguläre monatliche Kontingent angerechnet.

‍Wichtig: Die Dokumente müssen über den Barcode der Box gescannt werden, sodass eine Zuordnung zur fileeeBox erfolgt. Wenn Du Dokumente per E-Mail-Weiterleitung importierst, kannst Du durch die Nutzung des Box-Tags (z. B. @Box1) in der Betreffzeile ebenfalls auf das Box-Kontingent zugreifen. Dokumente, die auf anderen Wegen importiert/gescannt werden und nachträglich einer fileeeBox hinzugefügt werden, fallen auf das reguläre Kontingent. Dies betrifft auch die Startdokumente.