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Pendelordner mit digitalem DMS ersetzen

Wie die Unternehmensberatung "Erfolg in Heilberufen" mit Strukturen im Dokumentenmanagement für mehr Zeit mit den eigenen Patienten sorgt
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fileee Bearbeiter:innen

Das ist Erfolg in Heilberufen

Claudia Hönig kommt ursprünglich aus dem Bereich Recht, Steuern und Marketing. Im Jahr 2005 gründete sie die Unternehmensberatung für Heilberufe mit dem Wunsch, diejenigen zu unterstützen, die anderen helfen, gesund zu werden und zu bleiben. Mittlerweile sind sie auf über 1400 Kunden gewachsen. Ihre Wünsche/Bedürfnisse/Sorgen zu verstehen und ihnen Lösungen aufzuzeigen, beraten, begleiten, motivieren und sie vor Irrwegen schützen, das ist die Mission des Teams.
Claudia Hönig von Erfolg in Heilberufen
PRODUKT
PREMIUM
BRANCHE
GESUNDHEIT
MITARBEITER:INNEN
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Digitalisierung fürs Buchhalterherz

Als gelernte Buchhalterin fühlt sich Claudia Hönig in der Papierwelt mit den Leitz-Ordnern voller Dokumente eigentlich wohl, aber spätestens seit den Corona-Lockdowns und Homeoffice ließ sich die fortschreitende Digitalisierung nicht mehr leugnen. Das Thema Buchhaltung beschäftigt auch viele ihrer Kunden, sodass sich Claudia auf die Suche nach einer intuitiven Lösung begab, die sie nicht nur selbst für ihre Unternehmensberatung nutzen, sondern auch guten Gewissens ihren Kunden empfehlen kann. Um gemeinsam remote die Buchhaltung zu erledigen, hat Claudia extra den Buchhaltungsclub für Heilberufler gegründet.
"Ich habe andere DMS-Anbieter ausprobiert, das war eine Katastrophe, ich hab die einfach nicht verstanden. Und dann kam fileee um die Ecke und hat es geschafft, ein Dokumentenmanagement so anziehend zu machen, dass ich gerne den Leitz-Ordner hergegeben habe. Mit fileee ist es noch schöner als mit Ordnern. Und die App macht mobiles Arbeiten einfach."
Claudia Hönig
Gründerin & Geschäftsführerin
von Erfolg in Heilberufen

Die Herausforderung

Der analoge Belegaustausch mit der Kollegin gestaltete sich während der Lockdowns im Homeoffice als schwierig. Claudia testete zwei digitale DMS-Alternativen, gab jedoch Stunden später frustriert auf, da diese viel zu kompliziert waren. Gesucht wurde eine DMS-Lösung, die digitales Arbeiten ermöglicht, sodass der Belegaustausch im Team und mit dem Steuerberater möglich ist, Claudia aber gleichzeitig die Dokumentenhoheit über ihre Originale behält. Langfristig sollte den Papierbergen im Keller Einhalt geboten werden.Als Claudia zufällig fileee entdeckte, hatte sie eine halbe Stunde später das intuitive UI verstanden.
"Was nicht über den großen Büro-Scanner läuft, scanne ich über die fileeeBox ein. Das zeige ich natürlich auch meinen Kunden gerne, weil ich sehe, wie viel Zeit es spart. Mein Steuerberater kriegt am Jahresende einen Zugang und hat so Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, anstatt dass ich eine lange Liste mit Anforderungen von ihm bekomme. Das ist genial."
Claudia Hönig
Gründerin & Geschäftsführerin von Erfolg in Heilberufen

Die Lösung

Mit fileee verwaltet Claudia jetzt alle ihre - privaten wie geschäftlichen - Dokumente digital. Dabei nutzt sie die verschiedenen Importwege wie E-Mail-Weiterleitung oder die fileeeBox, insbesondere jedoch die automatische Synchronisation mit ihrem Cloudanbieter. Sort hat sie eine digitale Version der Leitz-Ordner im Sinne der Bilanzbuchhaltung erstellt, die auch im DMS in fileee Spaces abgebildet wird. So kann Claudia den fileee Space für die Steuer beispielsweise bequem mit ihrem Steuerberater teilen, anstatt den Pendelordner auf den Weg zu schicken.
"Man kann Dokumente mit der Dokumentenanalyse verschlagworten – aber ich habe festgestellt, dass die OCR-Erkennung von fileee so großartig ist, dass ich die Tags nicht brauche. Ich kann einfach über die Volltextsuche nach Worten oder Beträgen suchen – das funktioniert zu 100 Prozent. So habe ich mir die Arbeit der Verschlagwortung gespart, weil das macht fileee automatisch für mich."
Claudia Hönig
Gründerin & Geschäftsführerin von Erfolg in Heilberufen
"Auch für meine Kunden ist fileee hochinteressant, um Prozesse zu digitalisieren und zu verschlanken. Damit Selbstständige nicht mehr für selbst und ständig steht, es soll ja auch Spaß machen. Daran arbeiten wir in der Beratung. Auch wenig technikaffine Menschen lieben die App, lieben die fileee Spaces und sind schnell eingelernt. Die Lernkurve – oder Frustkurve, wie ich sie gerne nenne – fällt mit fileee komplett weg. Effizient arbeiten geht digital viel einfacher und schneller. Meine Kunden sind durch die Bank weg genau so angetan wie ich."
Claudia Hönig
Gründerin & Geschäftsführerin von Erfolg in Heilberufen

WEBINAR: Wie die Unternehmensberatung "Erfolg in Heilberufen" mit Strukturen im Dokumentenmanagement für mehr Zeit mit den eigenen Patienten sorgt

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