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Updates & Version History

Unsere Updates im September: Revisionssicher ablegen

Sep 22, 2022
3
min

Was ist neu bei fileee? Wir haben neue Funktionen in der Web-App hinzugefügt! Du kannst Dokumente nun per Klick revisionssicher ablegen, es gibt jetzt auch eine Dokumentenhistorie und neue coole Extras in den Filtereinstellungen.

Im letzten Update: Unsere Updates im Juni - Die neue Suche haben wir schon angeteasert, dass es eine Dokumentenhistorie geben wird und wir uns auch um die Funktion “Revisionssicher ablegen” kümmern werden. Das haben wir nun während des Sommers getan und gleichzeitig auch die Suche aufgebessert. Die Neuerungen im Detail:

Revisionssichere Ablage

Für Selbständige und Unternehmen jeder Größe bestehen Aufbewahrungsrichtlinien für buchhalterisch relevante Dokumente. Im Rahmen der GOBD-Richtlinien muss unter anderem sichergestellt werden, dass bestimmte Dokumente revisionssicher, d.h. unveränderbar und ohne die Möglichkeit der frühzeitigen Löschung, abgelegt werden können.

Mit der neuen Funktion "Revisionssicher ablegen” (verfügbar in den Business-Tarifen ab PREMIUM) kann in fileee jedes Dokument zu jedem Zeitpunkt revisionssicher archiviert werden. Manche Dokumente müssen nur 6 Jahre aufbewahrt werden, während andere 10 Jahre gespeichert werden müssen. Wenn die Auswahl getroffen ist und die Aktion ausgeführt wurde, kann diese natürlich nicht rückgängig gemacht werden.

Entscheidend für die Revisionssicherheit ist, dass ein Löschen und Bearbeiten des Dokuments ab dem Zeitpunkt der Ablage nicht mehr gegeben sein darf. Jede andere Aktion am Dokument und das Ändern der Metadaten, setzen von Tags, das Teilen etc bleibt natürlich weiterhin möglich.

Dokumentenhistorie

Für die Revisionssicherheit sind hier vor allem die Einträge zur Bearbeitung, Extraktion und Löschung von Seiten aus dem Dokument relevant. Daher haben wir nun die Dokumentenhistorie (verfügbar in allen Tarifen ab PREMIUM) hinzugefügt. Nach dem Upload in das DMS müssen die Seiten des analogen Originals unverändert beibehalten werden oder nachvollziehbar sein, sodass die Änderung den Inhalt des Dokuments nicht verändert:

Die neue Historie an Dokumenten erfasst jede Änderung am Dokument.

Über die Historie kann man zudem jederzeit die Originaldatei herunterladen und so immer beweisen, in welcher Form das Dokument hochgeladen wurde. Diese Funktion ermöglicht im Zusammenspiel mit der Historie beispielsweise, dass leere Seiten aus einem Dokument gelöscht werden können und das Dokument danach revisionssicher abzulegen. So kann über die Historie jederzeit nachgewiesen werden kann, dass eine leere Seite gelöscht wurde und die Originaldatei als Beweis zusätzlich zur Verfügung steht:

Die Originaldatei eines Dokuments ist jederzeit verfügbar.

Hinweis: Eine weitere Versionierung von Dokumenten ist für die Erfüllung der GOBD-Anforderungen in fileee nicht notwendig, da momentan “in dem Dokument selbst” bzw. auf dessen Seiten, keine Änderungen vorgenommen werden können (z.B. Stempel oder Texte auf das Dokument setzen).

Erweiterungen für Multi-Edit und in der Suche

Rechnungen können jetzt ganz easy nach bezahlt/ nicht bezahlt gefiltert werden! Wir haben nämlich die Informationen der Metadaten für Dokumententypen erweitert. Das bedeutet: In den Filtern der Suche gibt es durch diese Daten nun mehr Filteroptionen. So kann nun unter dem Typ “Rechnung” nach bestimmten Parametern wie Rechnungsnummer, dem “bezahlt”-Status, Kundennummer und Rechnungsdatum gefiltert werden:

Erweiterungen in den Filteroptionen für Dokumententypen bei der Suche in fileee.

Dadurch ergeben sich auch mehr Bearbeitungsmöglichkeiten im Multi-Edit. Anfang des Jahres haben wir dieses Option als neues Feature eingeführt: Unsere Updates im Februar - Multi-Edit ist da. Mit diesem Update folgt nun die Erweiterung. Äquivalent zu den neuen Filteroptionen können bei der Bearbeitung der Metainformationen im Multi-Edit nun auch die jeweiligen Informationen des Dokumententyps mit bearbeitet werden:

Erweiterungen in der Bearbeitung von Dokumententypen im Multi-Edit in fileee.

Wie gefällt Euch das neue Update? Schaut Euch die Neuerungen direkt in fileee an. Wir freuen uns auf Euer Feedback. Besonders unsere Business-User wird dieses Update freuen. Neben der revisionssicheren Ablage und der Dokumentenhistorie muss nach dem Hochladen eines Dokuments im DMS im Zweifelsfall die initiale Version als Vergleich zugänglich sein. Mit diesen drei neuen Komponenten in fileee, ermöglichen wir jetzt das revisionssichere Archivieren nach GoBD-Richtlinien.

Wir haben die GoBD-Richtlinien und die revisionssichere Ablage in unserem neuen Infopanel “Digitalisierung” nochmal genauer erklärt:

Mehr zu den GoBD-Richtlinien →
Mehr zur revisionssicheren Archivierung →

Das nächste Update steht schon in den Startlöchern. Wir arbeiten bereits an weiteren spannenden Neuerungen wie zum Beispiel eine bessere Lexoffice- und eine neue DATEV-Verknüpfung. Stay tuned!

Author
Jasmin Sudermann-Schaad

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