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Steuererklärung & Belege sortieren

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steuererklärung und belege

Momentan dreht sich alles um die Steuererklärung – am 31.05. ist Stichtag. Keine Sorge, wenn Du Deine Steuererklärung noch nicht abgegeben hast. Du bist wahrscheinlich nicht betroffen. Die Frist gilt nämlich nur für diejenigen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind. Ohne Antrag wird eine Fristverlängerung bis zum 31. Dezember des Folgejahres gewährt, wenn man die Steuererklärung durch einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein anfertigen lässt. Alle anderen, die freiwillig eine Steuererklärung abgeben wollen, können sich theoretisch 4 Jahre ab Ablauf des Steuerjahres Zeit lassen.
Klassischerweise ist Steuererklärung gleichbedeutend mit Aktenordnerwälzen. Wie man das mit einer digitalen Ablage vermeidet und mithilfe der fileeeBox trotzdem auch seine Originalbelege jederzeit wiederfindet, lest ihr hier.

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Wie reicht man seine Steuererklärung ein?

Für die Steuererklärung muss man die amtlichen Formulare nutzen und ausfüllen. Das klingt erstmal nach Papierkram, ist aber längst nicht mehr zwangsläufig so. Mittlerweile kann man den Großteil seiner Steuererklärung auch digital machen. Das geht zum Beispiel mit verschiedenen Steuererklärungsprogrammen, bei denen die Steuererklärung elektronisch per ELSTER an das zuständige Finanzamt übertragen wird. Danach muss man nur noch die komprimierte Steuererklärung ausdrucken und an das Finanzamt schicken. Dieser Schritt entfällt, wenn man den ELSTER-Versand mit digitaler Unterschrift wählt.

Wer seine Einkommenssteuererklärung über ELSTER macht, kann das sogar kostenlos tun. Hier muss man sich aber als Anfänger in Sachen Steuer schon ein bisschen reinfuchsen. Die kostenpflichtigen Steuererklärungsprogramme geben da schon mehr Tipps und Infos, um sich im Steuerdschungel zurechtzufinden. Ich habe meine Steuererklärung zum Beispiel mit dem Online-Tool von smartsteuer gemacht. Bei jedem Formularfeld findet man eine kurze verständliche Erklärung, was in das entsprechende Feld einzutragen ist und wo man die Informationen ggf. findet. Außerdem überprüft das Tool, ob es Unstimmigkeiten bei den Eingaben gibt.

Unterlagen und Belege organisieren

Vorteile der digitalen Verwaltung

Egal, ob Du verpflichtet oder freiwillig eine Steuererklärung machst, ein Steuerprogramm nutzt oder nicht – in jedem Fall musst Du eine Menge Unterlagen bereithalten. Nicht nur, um zum Beispiel Ausgaben zu belegen, sondern auch, um überhaupt die Formulare auszufüllen. Klassischerweise heißt das: Aktenordner raus und blättern. Wer seine Unterlagen digital verwaltet, ist hier klar im Vorteil. Mit einer Volltextsuche, intelligenter Verschlagwortung, Meta-Informationen und Sortierungsmöglichkeiten findet man seine Dokumente schneller und stressfreier. Außerdem hat man alle Unterlagen direkt an einer Stelle und muss nicht zwischen verschiedenen Aktenordnern und ggf. anderen digitalen Archivierungsorten hin und her wechseln. Wie man seine digitalen Unterlagen sinnvoll für die Steuererklärung strukturieren kann, lest ihr hier.

Brauche ich für meine Steuererklärung unbedingt die Originale?

Die Steuererklärung kann ich komplett digital erledigen und benötige hierfür auch nur digitale bzw. digitalisierte Unterlagen, um die benötigten Infos und Angaben einzutragen. Im Normalfall muss ich gar keine Unterlagen mit meiner Steuererklärung einreichen. In einer offiziellen Information von ELSTER heißt es:

[…] häufig werden bei der Abgabe von Steuererklärungen Belege eingereicht, die vom Finanzamt nicht benötigt werden. […]

Wenn aufgrund besonderer Lebensumstände Aufwendungen entstanden sind, wird eine Belegeinreichung gemeinsam mit Ihrer Steuererklärung empfohlen.

Alle anderen Belege sind nur nach Anforderung durch das Finanzamt einzureichen. Dies betrifft z.B. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen.

Es wird empfohlen, alle Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt griffbereit zu halten.


Nur für den Bedarfsfall alle Dokumente umständlich und zeitaufwändig in Aktenordnern zu archivieren, erscheint vor diesem Hintergrund als enormer und unsinniger Mehraufwand. Mit meiner digitalen Ablage bin ich bestens für die Steuererklärung gerüstet. Um trotzdem auch die Originale jederzeit wiederzufinden, haben wir bei fileee die fileeeBox entwickelt:

Sollte das Finanzamt einen Beleg im Original einfordern, zeigt mir die fileee App an, in welcher Box und auf welcher Höhe sich das gesuchte Dokument befindet. Ich habe keine Zeit in eine aufwändige Archivierung der Originale gesteckt und finde trotzdem alles wieder. Ansonsten erledige ich alles bequem digital.

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