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Reduzierung von Arbeitsaufwand dank einfachem DMS für APF Consult

276
Dokumente/Monat
7
 h
Zeitersparnis/Monat
2
fileee Bearbeiter:innen

Das ist APF Consult

Asset -, Property- , Facility-Manager aus Leidenschaft.
Die APF Consult GmbH berät seit 2018 anspruchsvolle Immobiliennutzer. Sie sind Profis in Bezug auf das optimale Zusammenspiel von kaufmännischen und technischen Prozessen beim Betreiben gewerblicher Immobilien.
Expansion – Bedarfsanalysen – Anmietung – Kauf – Vermietung – Betriebskosten – Budgeterstellung – Mietvertragsoptimierung – Betreiberverantwortung – Due Diligence sind nur einige Begriffe, die nicht nur Worthülsen für APF Consult sind. Sie kennen die Aufgaben aus der Praxis – und wissen aus Erfahrung, wo die Hürden und Kniffe sind und wann und welche Besonderheiten für ihre Kund:innen relevant sind.
Mehr zu APF Consult.
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2

Von privat auf Business - mit fileee

Die Gründungszeit von APF Consult in 2018 beschreibt Gründer Joachim Knaack mit viel Papierkram. Eine simple und schnelle Lösung musste also her. Joachim tastete sich zunächst langsam ran und nutzte fileee erst privat. Der Papierberg im Unternehmen wurde indes nicht kleiner.
„Der Metadaten-Export ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal, das wir bei keinem anderen DMS so gefunden haben.”
Joachim Knaack
Gründer & Geschäftsführer von APF Consult

Die Herausforderung

Joachim hat relativ schnell einen externen Dienstleister mit der Suche nach einem einfachem Dokumentenmanagementsystem (DMS) beauftragt. Das erklärte Ziel: ein einfaches DMS zu integrieren, das zu KMU passt, ein Dokumenteneingangsportal für alle Dokumente hat und eine Verbindung zu lexoffice bietet mit Rechnungsexport sowie Archiv für die Suche. Getestet wurden die gängigen DMS-Anbieter am Markt.
“fileee erhöht die Qualität der Dokumentenbearbeitung, was fast wichtiger ist als die ebenfalls vorhandene Zeitersparnis - und für mich eins der ausschlaggebenden Argumente für fileee war.”
Joachim Knaack
Gründer & Geschäftsführer APF Consult

Die Lösung

Mit fileee war die Lösung schnell gefunden, denn andere DMS am Markt waren für die Anforderungen deutlich zu komplex. Deswegen schätzt APF Consult besonders, wie einfach und intuitiv das DMS von fileee aufgebaut ist. Sie nutzen fileee als Dokumenteneingangsportal, indem E-Mails durch Weiterleitung importiert und Papierscans hochgeladen werden. Die Anbindung zu lexoffice vereinfacht den Rechnungsexport. Die Suche beschleunigt nicht nur das Auffinden von Informationen: Mit der Volltextsuche können Vertragsinhalte schnell abgeglichen werden – ein Schritt, der das Vier-Augen-Prinzip bei APF Consult abgelöst hat und viel Zeit einspart. Mittlerweile nutzt APF Consult die Volltextsuche statt vieler Tags. Einmal im Monat werden alle Dateien exportiert und lokal gespeichert, während fileee im Alltag als Archiv fungiert.
“Ich kann mich einfach auf fileee verlassen.”
Joachim Knaack
Gründer & Geschäftsführer APF Consult
„Die Volltexterkennung läuft sehr gut. Die Erkennung von Zahlen - das war mir wichtig - funktioniert super. Das ist vor allem für die vorbereitende Buchhaltung wichtig. Es ist gut, wenn man da alle Daten vorher an einem Ort hat. Dieser Ort ist für mich fileee. Von dort werden die Dokumente – immerhin 62 Prozent unserer Gesamtdokumente – zu lexoffice exportiert.”
Joachim Knaack
Gründer & Geschäftsführer APF Consult

WEBINAR: Reduzierung von Arbeitsaufwand dank einfachem DMS - Learnings für Kleinstunternehmen

Erfahre wie das Immobilienunternehmen APF Consult mit fileee Arbeitsprozesse einspart. In diesem Webinar wird Dir anhand des Best Practise Beispiels gezeigt, wie Du durch den Einsatz eines einfachen Dokumentenmanagementsystems erfolgreich den Arbeitsaufwand in Deinem Unternehmen reduzieren kannst. Erhalte geballtes Expertenwissen mit anschließendem Q&A.

Du hast noch offene Fragen oder weißt nicht genau, welches fileee Produkt das Richtige für Dich ist?

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