Leistungsbeschreibung

Aktualisiert 1. September 2016

Ergänzungen

1. Allgemein

fileee ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, mit dem der Kunde Dokumente einpflegen, organisieren und verwalten kann. Analoge Dokumente können mit mobilen Endgeräten gescannt und hochgeladen werden. Eine Textanalyse erkennt wichtige Informationen der eingepflegten Dokumente automatisch. fileee stellt eine Webapplikation, eine Android-App sowie eine iOS-App für die Nutzung zur Verfügung. Die Nutzung der grundlegenden Funktionen von fileee ist kostenlos. Für Zusatzleistungen und erweiterten Speicherplatz stehen zwei kostenpflichtige Abonnements zur Verfügung, die weiter unten beschrieben werden.

2. Leistungen

2.1 Grundlegende kostenlose Leistungen
Bei der Registrierung kann der Nutzer eine E-Mail Adresse und ein individuelles Passwort für die Anmeldung angeben. Durch die Registrierung bei fileee wird dem Kunden automatisch der kostenlose Tarif zugewiesen, der grundlegende kostenlose Leistungen des Dienstes enthält. Benötigt der Nutzer zusätzliche Leistungen, Funktionalitäten oder erweiterten Speicherplatz, kann er ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Nach der ersten Anmeldung kann sich der Nutzer auf allen von fileee zur Verfügung gestellten Plattformen mit den angegebenen Zugangsdaten anmelden und den Dienst nutzen. Die Verfügbarkeit des Systems sowie die räumlichen Nutzungsbeschränkungen können den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der fileee GmbH entnommen werden.

2.1.1 Import von Dokumenten in fileee
Der Nutzer kann digitale Dokumente manuell bei fileee hochladen, wobei ihm verschiedene Möglichkeiten zum Upload der Dokumente zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können E-Mail Postfächer und Cloud-Speicherplätze mit fileee verknüpft werden, sodass dort auftauchende Dokumente automatisch in fileee importiert werden. Es können einzelne oder auch mehrere Dokumente gleichzeitig importiert werden. In Papierform vorliegende Dokumente können mit der Android- oder iOS-Applikation von fileee und einem mobilen Endgerät abgescannt und anschließend hochgeladen werden.
Dokumente, die ein Nutzer hochlädt, werden auf den Rechenzentren, der von fileee beauftragten deutschen Provider gespeichert und können von allen zur Verfügung gestellten Plattformen aufgerufen und verarbeitet werden. Dokumente, die in fileee importiert wurden, können jederzeit vom Nutzer gelöscht werden. fileee wird jedoch zu keiner Zeit Dokumente des Nutzers löschen.

2.1.2 Texterkennung und Textanalyse
Nach dem Upload eines Dokuments führt fileee eine Texterkennung (OCR= Optical Character Recognition) aus, wobei der gesamte Text des hochgeladenen Dokuments extrahiert und in fileee gepeichert wird. Die OCR-Lesung funktioniert für Dokumente in deutscher und englischer Sprache. Auf Basis von fileee entwickelter Algorithmen folgt anschließend die Textanalyse, die viele Informationen eines Dokuments automatisch erkennt. Die Textanalyse funktioniert für Dokumente in deutscher Sprache. Fehlerhafte oder unvollständige Informationen können vom Nutzer geändert oder ergänzt werden. Die Textanalyse und die Bereitstellung der von fileee erkannten Informationen dient der Arbeitserleichterung des Nutzers, sie ersetzen jedoch nicht die Kontrolle der Informationen durch den Nutzer. fileee ist daher nicht für die Richtigkeit der erkannten Informationen verantwortlich.

Grundsätzlich ist fileee dazu in der Lage den Absender, den Dokumententyp und das Datum eines Dokuments zu erkennen. Darüber hinaus kann fileee vom Dokumententyp abhängige Attribute wie z.B. Rechnungsbeträge oder Kundennummern erkennen und einem Dokument automatisch passende Tags zuordnen. Die Geschwindigkeit der Texterkennung sowie der Textanalyse hängt von der Größe des Dokuments und der generellen Auslastung der Server ab. fileee übernimmt daher keine Gewähr für die Geschwindigkeit der Textanalyse. Bei kennwortgeschützten bzw. verschlüsselten Dokumenten findet keine OCR-Lesung und keine Textanalyse statt.

2.1.3 Suchfunktion
fileee bietet eine umfassende Suchfunktion zum Auffinden von Dokumenten an. Neben einer Volltextsuche zum Auffinden von Dokumenten mithilfe beliebiger Stichwörter, kann die Suche mit verschiedenen Kriterien wie Zeitraum, Dokumenten-Typ, Tag und/oder Firma gefiltert werden.

2.1.4 Dokumentenverwaltung
In der Dokumenten-Ansicht werden dem Nutzer die automatisch erkannten Informationen und/oder die vom Nutzer ergänzten Informationen angezeigt, darunter: Dokumenten-Titel, Absender, Dokumententyp, Tags, Datum, Notizen, Erinnerungen. Zusätzlich können, abhängig vom Dokumenten-Typ, bestimmte Attribute hinzugefügt werden (z.B. Rechnungsbetrag beim Dokumenten-Typ Rechnung). fileee bietet dem Nutzer außerdem die Möglichkeit seine Dokumente strukturiert abzulegen. Der Nutzer kann seine Dokumente mit einzelnen oder mehreren Tags verschlagworten, sodass eine individuelle und dynamische Dokumentenstruktur entsteht.

2.1.5 Verknüpfen von E-Mail Konten und Cloud-Speicherplätzen
Der Nutzer hat die Möglichkeit in seinen Kontoeinstellungen E-Mail Konten und verschiedene Cloud-Dienste mit seinem fileee-Account zu verbinden. Bei aktiver Verbindung werden automatisch alle Dokumente, die sich im E-Mail Konto oder auf dem Cloud-Speicherplatz befinden, in fileee importiert. Wie Cloud-Dienste sowie E-Mail Postfächer mit fileee verknüpft werden können, wird im Supportforum erklärt. Eine Auflistung über die derzeit zur Verfügung stehenden Cloud- sowie E-Mail-Dienste ist hier zu finden.

2.1.6 fileee E-Mail Adresse
Der Nutzer erhält eine individuelle fileee E-Mail Adresse, die in den Einstellungen zu finden ist. An diese E-Mail Adresse kann der Nutzer E-Mails mit Dokumentenanhang verschicken. Die angehängten Dokumente werden dann automatisch in fileee importiert. Der Nutzer hat in den Einstellungen die Möglichkeit eine neue fileee E-Mail Adresse zu beantragen.

2.1.7 Freigabe von Dokumenten
Grundsätzlich sind alle bei fileee hochgeladenen Dokumente nur für den Nutzer sichtbar. Nutzer können ihre Dokumente jedoch teilen und anderen zur Verfügung stellen. Zu teilende Dokumente können direkt als E-Mail oder per Sharing-Link geteilt werden. Der Empfänger des geteilten Dokuments muss nicht zwingend einen fileee-Account besitzen. Die Freigabe per Sharing-Link kann jederzeit durch den Nutzer deaktiviert werden.

2.1.8 Adressbuch und Firmenansicht
fileee erkennt in vielen Fällen automatisch den Absender/Empfänger eines Dokumentes. Wird der Absender/Empfänger von fileee nicht oder falsch erkannt, kann dieser vom Nutzer geändert oder hinzugefügt werden. Alle Kontakte, die von fileee erkannt oder vom Nutzer manuell einem Dokument zugeordnet wurden, werden im Adressbuch aufgelistet. In dieser Ansicht kann der Nutzer auf all seine Kontakte und die dazugehörigen Dokumente zugreifen. Zudem können dort Notizen zu den einzelnen Kontakten hinzugefügt und Kontaktadressen der Firmen eingesehen werden.

2.1.9 Verschlüsselung
fileee verwendet eine hybride Verschlüsselung, eine Kombination aus symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselung, sodass nur der Nutzer Zugriff auf die Dokumente hat. Auch die fileee GmbH kann nicht auf die Dokumente des Nutzers zugreifen. Weitere Informationen zum Thema Verschlüsselung können auf unserer Website und in unserem Blog nachgelesen werden.

2.1.10 Speicher und Uploadvolumen
In der kostenlosen fileee-Version kann der Nutzer 15 Dokumente pro Monat hochladen. Ein Dokument kann dabei beliebig viele Seiten enthalten, es muss jedoch den unter Punkt 6 genannten Anforderungen im Hinblick auf Dateityp und Dateigröße entsprechen. Nicht genutzte Dokumente verfallen nach Ablauf des aktiven Monats. Darüber hinaus werden dem Nutzer nach der ersten Anmeldung einmalig zusätzliche Startdokumente zur Verfügung gestellt, um den Altbestand an Dokumenten in fileee zu speichern. Der Nutzer hat somit die Möglichkeit zusätzlich zu den 15 Dokumenten pro Monat weitere 1000 Dokumente in den ersten 3 Monaten nach Erstanmeldung kostenlos hochzuladen, um seinen Altbestand an Dokumenten zu digitalisieren und in fileee zu importieren. Das Uploadvolumen kann bei Bedarf durch den Abschluß von kostenpflichtigen monatlichen oder jährlichen Abonnements erweitert werden, die in Punkt 2.3 vorgestellt werden.
Durch Nutzen der Analyseverbesserung kann sich der Nutzer zusätzlichen Speicher in Form von Bonus-Dokumenten verschaffen. Weiterführende Informationen bezüglich Analyseverbesserung und Bonus-Dokumenten folgen in Punkt 2.1.12.

2.1.11 Export von Dokumenten und Backups
Der Nutzer hat zu jeder Zeit die Möglichkeit einzelne oder mehrere Dokumente als PDF herunterzuladen und lokal abzuspeichern. Darüber hinaus kann auch die komplette Dokumentenablage als Archiv heruntergeladen werden. fileee empfiehlt regelmäßige lokale Backups zu erstellen.

2.1.12 Analyseverbesserung und Bonus-Dokumente
Der Nutzer kann durch Bereitstellen einzelner Dokumente dazu beitragen die Textanalyse von fileee zu verbessern. Dazu stellt fileee dem Nutzer eine Anfrage, ob dieser bereit ist fileee einzelne Dokumente zur Verfügung zu stellen, bei denen während der Textanalyse nur wenige Informationen erkannt wurden. Sollte der Nutzer zustimmen, erteilt er fileee das Recht auf diese einzelnen Dokumente zuzugreifen, diese auszulesen und dauerhaft zu speichern. Der Nutzer kann diese Anfrage ablehnen und angeben, dass er keine weitere derartige Anfrage von fileee erhalten möchte. Für ein freigegebenes Dokument erhält der Nutzer ein Bonus-Dokument, sodass das Uploadvolumen des Nutzers um ein weiteres Dokument steigt. Bonus-Dokumente verfallen, im Gegensatz zu den monatlichen Dokumenten, nicht monatlich sondern können über die komplette Nutzungsdauer eingesetzt werden. Weitere Informationen zur Analyseverbesserung und den Bonus-Dokumenten gibt es hier.

2.2 Verwaltung des fileee-Accounts
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit seine E-Mail Adresse für die Anmeldung, das Passwort oder seine Kontaktadressen in den Profil-Einstellungen zu ändern. Ebenso kann der Nutzer seinen fileee-Account in den Profileinstellungen jederzeit löschen. Bei Löschung des Accounts werden alle damit verbunden Dokumente und Daten dauerhaft gelöscht.

2.3 Kostenpflichtige Abonnements mit Zusatzleistungen und erweitertem Speicherplatz
Die kostenpflichtigen Abonnements “Premium” und “Professional” ergänzen den kostenlosen Funktionsumfang von fileee und erhöhen das Uploadvolumen. Beim erstmaligen Wechsel in einen höheren oder niedrigeren Tarif erhält der Nutzer die für den neuen Tarif ausgeschriebenen zusätzlichen Startdokumente, die er innerhalb der ersten 3 Monate nach Tarifwechsel einlösen kann. Startdokumente werden dem Nutzer nur beim Erstkauf eines Tarifs gutgeschrieben. Die monatlich zur Verfügung stehenden Dokumente verfallen nach Ablauf des aktiven Monats.

Beispiel: Ein Premium-Nutzer wechselt 2 Monate nach Erstkauf des Premium-Tarifs in den Professional-Tarif. Die zu diesem Zeitpunkt noch nicht verbrauchten Startdokumente des Premium-Tarifs sind noch einen weiteren Monat gültig. Im Gegenzug erhält der Nutzer die für den Professional-Tarif ausgeschriebenen zusätzlichen 4000 Startdokumente, die für die ersten 3 Monate nach Erstwechsel in den Professional-Tarif einlösbar sind. Wechselt der Nutzer anschließend wieder zum Premium-Tarif werden keine weiteren Startdokumente zur Verfügung gestellt, da Startdokumente nur beim Erstkauf eines Tarifs bereitgestellt werden.

2.3.1 Premium
Bei Nutzung des Premium-Abonnements können 200 Dokumente pro Monat und einmalig zusätzlich 2000 Startdokumente (bei Erstkauf) hochgeladen werden.

Das Abonnement beinhaltet neben den erwähnten Zusatzleistungen und dem erweiterten Speicherplatz alle kostenlosen Funktionen von fileee. Darüber hinaus beinhaltet das Premium-Paket folgende Leistungen:

  • PDF-Export mit Volltext: Dokumente können mit Volltext heruntergeladen werden und sind komplett durchsuchbar.
  • Priorisierte Analyse: Die Verarbeitung von Texterkennung und Textanalyse erfolgt bevorzugt und schneller als bei der kostenlosen Nutzung von fileee
  • Priorisierter Import von verknüpften Diensten: Der Import von Dokumenten aus verknüpften Cloud- oder E-Mail-Konten erfolgt bevorzugt und schneller als bei der kostenlosen Nutzung von fileee

 

2.3.2 Professional
Bei Nutzung des Professional-Abonnements können 2000 Dokumente pro Monat und einmalig zusätzlich 4000 Startdokumente (bei Erstkauf) hochgeladen werden.
Das Abonnement beinhaltet neben dem erweiterten Speicherplatz alle kostenlosen Funktionen von fileee sowie die oben aufgeführten Premium-Funktionen.

3. Geschäftliche Nutzung und Business-Accounts

Die reine geschäftliche Nutzung von fileee ist nur mit den kostenpflichtigen Abonnements “Premium” und “Professional” erlaubt. Business-Kunden sollten daher nach der Registrierung bei fileee und vor der geschäftlichen Nutzung ein entsprechendes kostenpflichtiges Abonnement abschließen.

4. fileeeBox

Die fileeeBox ist ein physisches Produkt, dass zusätzlich erworben werden kann, und stellt eine Erweiterung des fileee Dienstes dar. In Papierform vorliegende Dokumente können mit fileee gescannt und anschließend in die Box gelegt werden. Fileee speichert die Position eines jeden in der Box archivierten Dokuments innerhalb der Box und gibt diese bei Bedarf aus. Ein optional erhältlicher Scanaufsatz erleichtert das Scannen mit einem mobilen Endgerät. Dazu kann das Endgerät auf den Aufsatz gelegt und ein Dokument abgescannt werden. LED-Schienen im Aufsatz sorgen für die Ausleuchtung des zu scannenden Dokuments. Die Box kann mit bestehenden fileee-Accounts verknüpft und anschließend genutzt werden. Eine Liste mit den derzeit kompatiblen Geräten wird im Supportforum bereitgestellt. Weitere allgemeine Informationen über dieses Produkt sind hier zu finden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Nutzung der fileeeBox können hier eingesehen werden.

5. Scanservice

Der Scanservice stellt eine Erweiterung des fileee-Dienstes dar. Um den Scanservice nutzen zu können, ist ein fileee-Account nötig. Beim Kauf muss der Nutzer angeben, welchen Umfang die Dokumente haben. Über gegebenfalls anfallende Mehrkosten informiert fileee den Nutzer vorzeitig, d.h. der Nutzer hat zu diesem Zeitpunkt noch die Möglichkeit die Leistung zu beenden. Nutzer schicken die Dokumente an einen Scanpartner der fileee GmbH, der diese professionell einscannt. Die digitalen Kopien werden automatisch im fileee-Account des Nutzers gespeichert. Der Nutzer kann angeben, ob er die originalen Dokumente zurückgeschickt bekommen möchte oder diese vernichtet werden sollen. Weitere Informationen über diesen Dienst sind hier zu finden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Nutzung des Scanservices können hier eingesehen werden.

6. Unterstützte Formate und Dateigrößen

Nachfolgend aufgelistete Dateiformate können in fileee verarbeitet werden:

  • PDF
  • JPEG
  • PNG

Bei Dokumenten mit einer Schriftgröße von 10 oder größer ist eine Auflösung von mindestens 300 dpi nötig, bei Schriftgrößen von 9 und kleiner ist eine Auflösung von mindestens 400 dpi nötig.

Dateien, die größer sind als 25MB können von fileee nicht verarbeitet werden. Bei Dokumenten, die mehr als 50 Seiten aufweisen, zeigt und analysiert fileee nur die ersten 50 Seiten. Das Originaldokument wird jedoch mit allen Seiten in fileee gespeichert und kann bei Bedarf heruntergeladen werden.

7. Systemvoraussetzungen

Sämtliche Nutzerdaten und Dokumente werden auf einem Rechenzentrum eines von fileee beauftragten deutschen Providers gespeichert. Voraussetzung für die Nutzung von fileee auf allen zur Verfügung gestellten Plattformen ist die Übermittlung der Zugangsdaten an fileee beim Start des Systems. Die Bereitstellung und Überlassung des erforderlichen Internet-Zugangs, die Verbindungen zum Internet sowie die erforderliche technische Ausstattung wie Rechner und Browser bzw. mobile Endgeräte erfolgt nicht durch die fileee GmbH. Der Zugriff auf die Daten und Dokumente findet sowohl bei der Webapplikation als auch bei den mobilen Endgeräten ausschließlich verschlüsselt statt.

7.1 Webapplikation
Die Webapplikation ist mit den meisten aktuellen Browsern kompatibel. Eine genaue Auflistung der kompatiblen Browser wird im Supportforum bereitgestellt.

fileee kann den vollen Funktionsumfang nur bei Verwendung der dort genannten Browser gewährleisten.
Um alle Funktionalitäten nutzen zu können, müssen Java Script und Cookies aktiviert sein.

7.2 Mobile Endgeräte
fileee stellt dem Nutzer neben der Webapplikation eine Android- und eine iOS-Applikation für mobile Endgeräte zur Verfügung. Die mobilen Applikationen stellen – soweit technisch möglich – den gesamten oben beschriebenen Leistungsumfang des fileee-Systems dar und ermöglichen ein mobiles Arbeiten mit dem System. Darüber hinaus kann die Kamera eines mobilen Endgerätes (soweit technisch vorhanden) genutzt werden, um ein Dokument zu scannen und anschließend in fileee abzuspeichern. Die nötigen Systemvorraussetzungen und Kompatibilitäten der iOS- und Android-App werden im Supportforum aufgelistet.

8. Support

fileee stellt dem Nutzer ein Support Forum in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung, in dem ausführliche Anleitungen, Hinweise, FAQs und Tipps rund um den Umgang mit fileee zu finden sind. Darüber hinaus kann sich der Nutzer bei Fragen und Problemen an support@fileee.com wenden.

Historie

September 01, 2016: Leistungsbeschreibung



Münster, 1. September 2016