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5 Tipps für Ordnung an Deinem Arbeitsplatz – die auf Dauer funktionieren!

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Ein Guide für das papierlose Büro.

Der moderne Arbeitsalltag funktioniert heute auf vielen Ebenen digital. Egal ob praktisches Gadget, Produktivitäts- und Planungstool, oder ToDo- Listen, kaum eine Aufgabe wird mehr ohne digitale Helfer oder webbasierte Anwendungen ausgeführt. Sie versprechen gewohnte Prozesse einfacher, schneller und vor allem papierloser zu gestalten, und sind längst zu einem wichtigen Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden.

Digital ist also en vogue – das gilt inzwischen auch für die Büroverwaltung. Wo früher noch sämtliche Dokumente in mehrfacher Ausführung ausgedruckt, abgeheftet und sortiert werden mussten, herrscht heute überschaubare Ordnung. Die digitale Verwaltung privater Dokumente bedeutet ein enormes Entlastungs- und Einsparpotenzial. Davon kannst auch Du profitieren!
Wir wollen Dir ein paar Tipps geben, wie Dir die Umstellung auf das papierlose Büro gelingen kann und warum es sich lohnt.

1. Dokumentendigitalisierung:

Das kannst Du zum Beispiel ganz einfach mit fileee erledigen. Scanne Dokumente mit der fileee App für iOS oder Android. Natürlich kann man auch mit einem handelsüblichen Scanner arbeiten und die digitalen Dokumente hochladen. Zudem kannst Du Dokumente auch automatisch importieren, indem Du E-Mail Accounts und Dienste wie Dropbox, GoogleDrive, OneDrive, box oder WebDAV mit fileee verknüpfst.

Hast Du erst einmal all Deine Dokumente digitalisiert, sind Deine Daten deutlich schneller auffindbar, als in einem analogen Ablagesystem. Viele Arbeitsabläufe können dadurch effizienter gestaltet werden, da Wege verkürzt werden und zeitraubende Routinen wegfallen – wie zum Beispiel die lästige Belegsuche.

Einer der größten Vorteile des papierlosen Büros ist der große Einspar-Effekt, da der Verbrauch von Materialien wie Papier, Ordner oder Druckerpatronen stark reduziert wird. Bei der digitalen Verwaltung von Post und Rechnungen entfallen zudem die Portokosten. Neben den effizienteren Arbeitsabläufen und den Materialeinsparungen, schonst Du durch ein papierloses Büro außerdem noch die Umwelt.

Das papierlose Büro wird durch die Verlagerung der Dokumente und Daten in eine von Dir gewählte Cloud „bürolos”. Bist Du online, hast Du jederzeit und überall Zugriff auf Deine Daten. Durch diese räumliche Freiheit kannst Du Deinen Arbeitsort an jedem Ort aufschlagen, flexibel Dokumente weiterleiten und auf Anfragen reagieren. Durch ortsunabhängiges Arbeiten schaffst du es, Unordnung erst gar nicht aufkommen zu lassen.

2. Eine digitale Unterschrift anlegen:

Am einfachsten ist es, eine digitale Signatur mit Hilfe von Adobe Acrobat zu erstellen. Hier erfährst Du, wie das genau funktioniert.

Entgegen der vorherrschenden Meinung haben digitale Verträge, Unterlagen und elektronische Rechnungen heute dieselbe rechtliche Relevanz wie ihre Derivate in Papierform. Außerdem können mittlerweile viele Rechnungen mit einer digitalen Unterschrift gültig signiert werden. Details dazu hat BITKOM in den 10 Merksätzen für elektronische Rechnungen festgehalten. Die Befürchtung der rechtlichen Unzulässigkeit digitaler Dokumente, wenn es zum Beispiel um die Steuerabrechnung geht, ist also unbegründet.

Die Vorteile des papierlosen Büros haben mit der Zeit viele überzeugen können. Laut einer Studie von Tata Consultancy Services (TCS) und Bitkom Research geht der allgemeine Trend weiter in Richtung Digitalisierung. Rund drei Viertel der deutschen Unternehmen sind der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen.

3. Werbung abbestellen:

Der erste Schritt zum papierlosen Büro besteht im generellen Senken des Papieraufkommens. Unerwünschte Post, wie Werbung, Infobriefen oder Flyern kann widersprochen werden. Der bekannte Briefkastenaufkleber „Bitte Keine Werbung einwerfen“ ist eine Möglichkeit. Oder Du weist Deinen Internetanbieter, Deine Versicherung und andere Anbieter, bei denen Du Kunde bist, darauf hin, keine Werbung mehr zu schicken. Wenn dies nicht online über ein Kundenportal möglich ist, bleibt alternativ noch die telefonische Anfrage beim Kundensupport.

Übrigens: Das Prinzip der Vermeidung überflüssiger Post lässt sich auch auf Dein E-Mail Postfach übertragen. Melde Dich einfach von unnützen Mailinglisten ab, deaktiviere Forenbenachrichtigungen oder Facebook-Mails und achte darauf, Dich bei Onlinediensten nicht für die Werbemails anzumelden.

4. Zu digitalen Zeitungsabonnements wechseln:

Nahezu alle größeren Verlage bieten ihre Zeitungen und Zeitschriften mittlerweile als E-Paper an. Der gleiche Inhalt wird Dir digital aufs Tablet oder Smartphone zugestellt. Das ist nicht nur papiersparend, sondern auch praktischer. Viele E-Paper-Versionen bieten Videos oder Querreferenzen zu anderen Artikeln. Der direkte Mehrwert zur Papiervariante ist nicht zu übersehen, denn auch unterwegs ist die digitale Variante der Zeitung viel einfacher zu handhaben.

5. Umstellung auf eine papierlose Abrechnung:

Sendungen, die sich nicht abbestellen lassen, wie Rechnungen, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen oder rechtsanwaltliche Kommunikation, können häufig vollkommen papierlos abgewickelt werden. Frag einfach die Unternehmen, ob einen Umstellung auf eine papierlose Abrechnung möglich ist. Kontoauszüge lassen sich beim Online-Banking bequem als PDF herunterladen. Oft bietet auch ein Online-Kundenportal die Möglichkeit, Rechnungen und Unterlagen digital zu erhalten.

Weitere, nicht digitale Tipps:

Nimm Dir, bevor Du Deinen Arbeitsplatz verlässt, eben 5-10 Minuten Zeit, um das Gröbste direkt aufzuräumen. So beginnst Du am nächsten Tag Deine Arbeit an einem aufgeräumten Platz und startest somit direkt positiver und motivierter mit Deiner Arbeit!

Weniger ist mehr: Brauchst Du wirklich so viele Ablagefächer und Schubladen? Oder verleiten diese sogar dazu, mehr aufzubewahren als man eigentlich benötigt? Schaue doch einmal alles durch und miste mal richtig aus. Meistens geht das sogar schneller als gedacht.

Deinen Papierkorb solltest Du immer in Reichweite haben und diesen auch benutzen. Besonders, wenn Du noch ein Fan von handschriftlichen Notizen bist. Willst Du lieber auf digitale Notizen umsteigen, um erst gar kein Papierchaos anzufangen, kann Dir Evernote als Dein neues digitales Notizbuch helfen. Einen ausführlichen Beitrag zu Evernote findest Du in diesem Blogeintrag.

Wie stehst Du zum papierlosen Büro? Hast Du vielleicht noch weitere Ideen, wie man überflüssiges Papieraufkommen vermeiden kann? Wir freuen uns auf jeden Fall über Tipps und Anregungen!
fileee kann Dich bei der Verwirklichung Deines papierlosen Büros unterstützen. Hier findest Du alle Features und Informationen.