Den Papierkram zu erledigen, macht eigentlich niemandem Spaß! Aber mal ehrlich - ein gutes Argument für den wachsenden Papierberg auf Deinem Schreibtisch ist das nicht. Fürs neue Jahr nimmst Du Dir viel vor: Mehr Überblick über Deine Unterlagen, mehr Ordnung, keine verpassten Termine und Fristen. Ein Mehr an Zeitaufwand willst Du verständlicherweise nicht investieren. Mach Deinen Papierkram dieses Jahr doch einfach mal ganz anders! Wir sagen Dir, wie Du Unterlagen übersichtlicher archivierst und die Kommunikation mit Behörden effizienter gestaltest.
Selbst wenn Du Deine Papier-Unterlagen ordentlich im Leitz Ordner archivierst - vom Onlineshop und Telefonanbieter kommen Unterlagen fast nur noch digital. Rechnungen liegen im Kundencenter, im E-Mail-Posteingang oder auf der Festplatte vom PC - das ist Chaos!
Wir raten Dir:
Deine Dokumente liegen an unterschiedlichen Orten. Wenn Du Belege für die Steuerbescheinigung oder einen Antrag zusammensuchst oder wenn Du spontan auf Anfragen reagieren willst, musst Du erst aufwändig Aktenordner und Deinen PC durchkämmen. Scanne Deine Papiere ein und speichere sie als PDF oder Foto zusammen mit Deinen digitalen Dokumenten. Der Vorteil: Du hast alle Unterlagen an einem Ort und siehst auf einen Blick, welche Dokumente Dir vorliegen. Du ersparst Dir die umständliche Suche in verschiedenen Aufbewahrungssystemen. Außerdem hast Du von allem bereits eine Kopie und bist für einen Verlust bestens gerüstet.
Unabhängig davon, welche Sicherheitsstandards Du favorisierst und wie Deine technische Ausstattung ist. Du solltest eine Möglichkeit finden, wie Du von überall und jederzeit auf Deine digitalen Dokumente zugreifen kannst. Speichere Deine Formulare auf Deinem mobilen Endgerät, auf einem USB-Stick oder bei einem sicheren Cloud-Dienst Deiner Wahl. Auf diese Weise kannst Du schnell reagieren, wenn Du spontan Unterlagen weiterleiten oder wichtige Informationen angeben musst - egal ob im Urlaub, von der Arbeit oder von zu hause.
Bei so vielen Unterlagen entsteht schnell Chaos – aber das muss nicht sein! Damit Du ein bestimmtes Dokument ganz schnell wiederfindest, benenne Deine Dokumente mit sinnvollen Bezeichnungen, wie “Vertrag”, “Handy” sowie dem Datum und dem Anbieternamen. Zusätzlich ist es sinnvoll, Ordner anzulegen, in denen Du die jeweiligen Unterlagen zu bestimmten Themen oder Schlagworten sammelst.
Dort, wo es möglich ist, solltest Du Deine Unterlagen digital einreichen. Vielen Krankenkassen und manchen Behörden reicht mittlerweile ein Scan des Originals aus. Erkundige Dich einfach bei den jeweiligen Stellen, ob Du das Dokument auch als PDF per Mail schicken kannst. Wenn Du digitale Dokumente per Mail oder per freigegebenen Cloud-Link teilst, geht das viel günstiger und schneller als mit einem Brief.
Richte einen festen Termin ein, an dem Du neue Unterlagen archivierst. So wächst der Stapel eingegangener Papiere erst gar nicht groß an. Behalte Deine Termine und Fristen für Vertragskündigungen und Zahlungen im Auge. Nutze dafür Erinnerungsfunktionen. So stellst Du sicher, dass Du an das Datum denkst, auch wenn Du den Kalender einmal nicht vorliegen hast.
Eine Festplatte und andere Speichermedien können kaputt gehen. Schütze Dich vor Datenverlust und mache regelmäßig und in kurzen Abständen Sicherheitskopien. Das kann beispielsweise auf einer externen Festplatte sein. Entweder machst Du das manuell und richtest Dir dafür einen festen Termin ein. Oder du nutzt eine professionelle Backupsoftware. Grundsätzlich gilt: Wenn Du Deine digitalen Unterlagen aufräumst, benennst oder kopierst, sei aufmerksam bei dem was Du tust. Dann vermeidest Du, dass Du versehentlich Dokumente löschst oder überschreibst.
